Najczęstsze problemy związane z wdrożeniem norm ISO 9001 i 14001 z 2015 r.
Opublikowano: 12 września 2017

Mijają dwa lata obowiązywania nowych standardów. Na podstawie zgromadzonych doświadczeń audytorów DNV GL podsumowujemy najważniejsze wnioski

Z koniecznością wdrożenia zmienionych wymagań norm wiązały się początkowo liczne obawy o trudność i pracochłonność tego procesu. Jednak od ich publikacji wielu klientów DNV GL uzyskało już certyfikaty zgodności z nowymi normami. Usługa Analizy Luk, jak i prowadzone w jej trakcie rozmowy z audytorami pomagają w określeniu obszarów, w których wymagania norm nie zostały jeszcze w pełni wdrożone.

Najważniejsze spostrzeżenia

Nasze dotychczasowe doświadczenia pokazują, że najczęstsze problemy wynikają z braku powiązań zagrożeń i ryzyk w procesach z celami i wskaźnikami kluczowymi do ich osiągnięcia w ramach realizacji procesów. A przecież zgodnie z intencją nowych norm, kluczowe dla firmy ryzyka i potrzeby stron zainteresowanych powinny być uwzględnione w systemie zarządzania. Co za tym idzie, powinny być elementem mechanizmów napędzających zmiany w organizacji, czyli uwzględniane podczas definiowania celów i wskaźników procesowych.

W ramach kontekstu zewnętrznego i wewnętrznego obserwujemy niejednokrotnie pomijanie lub nieuwzględnianie ryzyk wynikających ze słabych stron organizacji, jak i zewnętrznych zagrożeń wpływających na realizację procesów. Wiedza na temat problemów i uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych będzie kluczowa do określenia nie tylko ryzyk, ale i szans.

Problem stanowi też często nieosiąganie wyników zaplanowanych dla procesów m in. w odniesieniu do jakości wyrobów i usług.

Nierzadko zdarza się, że analiza wpływu stron zainteresowanych wraz z ich oczekiwaniami nie obejmuje wewnętrznych stron zainteresowanych tj. kierowników i menedżerów liniowych lub pracowników organizacji. Ponadto ograniczanie interesariuszy jedynie do klientów i dostawców (podejście z poprzedniego wydania ISO 9001), jako mających największy wpływ na realizowane cele i będących jedynym poważnym źródłem ryzyk i szans dla organizacji z tytułu działania na rynku, stanowi zbyt duże uproszczenie w podejściu do nowych wymagań norm. W przypadku normy ISO 14001 otwarty dialog z właściwymi zainteresowanymi stronami oraz transparentna komunikacja informacji o środowisku mogą pomóc lepiej zrozumieć potrzeby i oczekiwania stron zainteresowanych.

Doświadczenia z audytów ISO 14001:2015 wskazują, że najwięcej trudności sprawia rozpoznanie i udokumentowanie aspektów środowiskowych z uwzględnieniem tzw. prostego cyklu życia wyrobu czy usługi. Przykładem spełnienia tego wymagania jest wpływ organizacji na aspekty środowiskowe związane z dostawcami (podzlecane procesy, opakowania wielokrotnego użytku, optymalizacja pakowania komponentów czy surowców, dostawy całopojazdowe).

Taka sytuacja może wystąpić także przy wysyłce wyrobów gotowych do klientów. Warto dodatkowo pamiętać o obowiązku informowania o sposobie zagospodarowania wyrobu po jego zużyciu. Odpadem wymagającym takiej „instrukcji postępowania” może być cały produkt lub jego komponenty.

Zaobserwowaliśmy również nierzadkie pomijanie koniecznej analizy ryzyk i szans, jakie mogą generować zidentyfikowane aspekty środowiskowe (np. ryzyka reputacyjne, finansowe, ubezpieczeniowe, bezpieczeństwa procesowego zakładu itp).

Kluczowa rola szkoleń

Aby wesprzeć naszych klientów w transferze, zorganizowaliśmy szereg działań, które mają przybliżyć szczegóły norm. Nie tylko analiza luk, ale też szkolenia, seminaria, webinaria i dni otwarte były i nadal są okazją dla firm do podzielenia się wątpliwościami i obawami związanymi z transferem na ISO 9001:2015 i 14001:2015. Dodatkowo o wszelkich zmianach i przydatnych wskazówkach informujemy w ramach bezpłatnych publikacji i webinariów, dostępnych na naszej stronie dnvgl.pl/assurance, a także na łamach newslettera.

W celu nawiązania współpracy z DNV GL prosimy o kontakt: rafal.kmiecik@dnvgl.com, tel. 664012148 lub przesłanie formularza kontaktowego

Rafał Kmiecik

Process Sector Manager

Audytor Wiodący DNV GL