Systemy zarządzania. Czy to konieczność?
Opublikowano: 27 listopada 2015

Chyba najlepiej tę sytuację porównać do ewolucyjnego (jak wszystko dookoła) wyposażenia samochodów osobowych. Z pewnością nie zabraknie czytelników, którzy pamiętają, jakie „zamieszanie” w towarzystwie czyniło stwierdzenie, iż nasz wóz posiada ABS. Potem doszedł EPS i inne skróty, skrywające za sobą magiczną technologię. Dzisiaj owo towarzystwo ryknęłoby śmiechem, bo to jakby w lesie mówić, że się drzewo widzi. I dokładnie tak samo jest w przypadku certyfikowanych systemów zarządzania

Jeszcze w pierwszych latach XXI wieku certyfikowane systemy zarządzania traktowane były nawet jako przejaw „przedsiębiorczej pychy” lub zwykłego szpanerstwa. Obecnie ich brak dyskwalifikuje na starcie. Po prostu.

Niestety, nie można z całą pewnością stwierdzić, że w Polsce wszyscy „posiadacze” czy „wprowadzacze” certyfikowanych systemów zarządzania czynią to z pełną odpowiedzialnością, a przede wszystkim z pewnością, że to ruch nie tylko konieczny, ale i właściwy. Pewnie ciągle nie brakuje takich, dla których to biurokratyczny kaprys. Na szczęście w kraju nad Wisłą odsetek tych przedsiębiorców, biznesmenów, specjalistów od zarządzania, którzy doskonale znają potęgę dobrze wprowadzanych i realizowanych krok po kroku systemów – jest znacznie większy. Malkontenci stali się marginesem. Widać to zwłaszcza po rozszerzającym się każdego roku spektrum obszarów, w których systemy zarządzania najpierw się wygodnie goszczą, a potem efektywnie działają. To już nie dotyczy jedynie jakości produktu. Także sposobu pracy samej załogi, czasu pracy, warunków BHP, warunków środowiskowych, bezpieczeństwa informacji czy wreszcie strategii planistycznych.

Niezależnie do jakiej firmy certyfikującej się udamy, przed oblicze jakiego eksperta nie trafimy, usłyszymy podobną listę korzyści. Nie dlatego, że to ustalona i oklepana formułka. Powód jest inny. To po prostu fakty. Systemy zarządzania przyczyniają się m.in. do realnego rozwoju przedsiębiorstwa, lepszej organizacji pracy, wzrostu prestiżu firmy czy ujednolicenia przepływu i formy dokumentacji.

– Coraz większą popularnością cieszą się także zintegrowane systemy zarządzania, czyli oddziaływujące jednocześnie na kilku płaszczyznach. To się sprawdzało na Zachodzie, teraz czas przyszedł na nas – zauważa Aleksander Tomecki, wykładowca uniwersytecki, audytor.

Jeszcze większy optymizm wiąże się z faktem, że polskie firmy nie przestają na jednym, nawet zintegrowanym systemie. Bacznie obserwują rynek i reagują.

– Chcemy być przygotowani na ewentualne zmiany, nawet jeśli będą powolne, oraz elastycznie dopasować się do aktualnej sytuacji. To z kolei wymaga od nas inwestowania w rozwiązania zwiększające przewagę konkurencyjną. Jesteśmy przekonani, że specjalne miejsce w budowie przewagi konkurencyjnej przypada innowacjom. W Wodociągach Siemianowickich Aqua-Sprint, poza innowacjami technologicznymi, stawiamy także na innowacje w zarządzaniu. Korzystamy z narzędzi wspomagających zarządzanie, tj. Kluczowych Wskaźników Sukcesu, które pozwalają nam nagradzać pracowników za efekt ich działań, a nie tylko za wysiłek włożony w osiągnięcie celu. Wprowadziliśmy Strategiczną Kartę Wyników (Balanced Scorecard), która jest jak kokpit samolotu. Pozwala nam kontrolować ważne obszary działalności przedsiębiorstwa w czterech perspektywach: finansów, klienta, zachodzących procesów wewnętrznych, perspektywie badań i rozwoju. Dbamy również o partnerskie relacje z firmami, instytucjami i samorządami, które z nami współpracują – mówi Seweryn Świaczny, rzecznik prasowy Wodociągów Siemianowickich Aqua-Sprint sp. z o.o. w Siemianowicach Śląskich.

Okazuje się, że systemy zarządzania pod jednym „parasolem” mogą skupiać parę instytucji, co z kolei wpływa na naturalną wymianę doświadczeń. Firmy współpracują z uczelniami, ośrodkami badawczymi, pracowniami strategicznymi, biurami marketingowymi. Systemy zarządzania pozwalają lepiej się „dopasować”.

Certyfikowane systemy zarządzania w polskich przedsiębiorstwach rozgościły się już na dobre. Coraz lepiej czują się w samorządowo-administracyjnych pieleszach. I nie dotyczą głównie – jak większość pomyśli – dyscyplinowania urzędników i wybijania im z głowy picia kawy w godzinach pracy. Jednostkom samorządu terytorialnego systemy zarządzania służą do wprowadzania rozwiązań innowacyjnych, służących lokalnej społeczności. Trudno uwierzyć? Szybki przykład: Białystok. Parę miesięcy temu wprowadzono tutaj system zarządzający ruchem na 119 skrzyżowaniach w mieście. Preferując, rzecz jasna, pojazdy komunikacji miejskiej.

– System działa i pozwolę sobie na stwierdzenie, że będzie działał jeszcze lepiej, bo ma taką właściwość, że uczy się z czasem, dostosowując swoje parametry do aktualnej sytuacji w mieście. Białystok jest z pewnością ewenementem jeżeli chodzi o skalę takich rozwiązań – stwierdzał na łamach prasy przed wakacjami Marek Bielski z Siemensa.

Okazuje się też, że systemy zarządzania mają naszej rodzimej administracji i jej siostrze (jeszcze mniej lubianej) biurokracji nadać ludzką twarz. Tak przynajmniej zapowiadał minister administracji i cyfryzacji Andrzej Halicki, przy okazji uruchamiania w Dolnośląskim Urzędzie Marszałkowskim systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. System jest absolutnie bezpieczny i nie wymaga od obywatela posiadania podpisu elektronicznego – zapewnia Mariusz Madejczyk, pełnomocnik wojewody podlaskiego ds. informatyzacji. Tam system wprowadzono wcześniej niż w dolnośląskim. Jak to działa? Obywatel, składając do urzędu pismo, po jego zeskanowaniu może wirtualnie śledzić jego administracyjną „wędrówkę”. Oprócz ułatwienia życia petentom system ma przynieść także spore oszczędności. Przedstawiciele resortu administracji przekonują, że na koniec roku ma być to nawet 6,2 mln zł.

Teraz można nabrać pewności, że w następnych latach – znowu wzorem Zachodu – dalej systemy zarządzania będą ewoluować. Jeszcze bardziej, dostosowując się tak naprawdę do dowolnej przestrzeni. Zasada wszak jest prosta i banalna. Ważny jest plan, strategia, maksymalna efektywność, zbilansowanie oszczędności, racjonalizacja wydatków. Tylko, że to wszystko ma działać razem, wspólnie, niejako uzupełniając się. A nie osobno, incydentalnie. Te reguły obowiązują wszędzie. W dużej korporacji, małej, dwuosobowej firmie, urzędzie miasta, ajencji pocztowej czy w przedszkolu. To już zdecydowanie żaden „szpan”. Bez certyfikowanych systemów zarządzania po prostu stajemy w miejscu. A reszta (bardzo liczna) bez opamiętania leci do przodu. Ta z kolei zasada najprawdopodobniej bardzo długo się nie zmieni. O ile w ogóle.

Michał Tabaka