Programy do czytania tekstów: co potrafią najlepsze z nich?
Opublikowano: 9 lutego 2023

Jeszcze nie tak dawno temu program do czytania tekstów był jedynie ciekawostką. Dziś najlepsze oprogramowanie tego typu pozwala na błyskawiczne opracowywanie najróżniejszych dokumentów w formie cyfrowej i przyspiesza choćby obieg dokumentów w firmach. Żeby to było możliwe, program do czytania tekstów musi spełniać kilka konkretnych wymogów.

Maksymalna niezawodność

Najlepszy program do czytania tekstów to ten, który poradzi sobie z obróbką maksymalnie wielu dokumentów. Odczytanie standardowego pliku PDF jest relatywnie proste, ale już poradzenie sobie z fotografią wymaga znacznie bardziej zaawansowanych algorytmów. Im więcej fontów będzie w stanie prawidłowo obsłużyć taki program, tym większa będzie jego użyteczność. Warto przy tym na przykład zwrócić uwagę na możliwość odczytywania znaków diakrytycznych.

Programy przygotowane na polski rynek z naszym alfabetem poradzą sobie bardzo dobrze, ale w dużych firmach istotne będzie czytanie także znaków z innych języków. Oczywiście można założyć, że odczyt będzie ręcznie weryfikowany przez pracowników, ale jeśli trzeba to będzie robić ze wszystkimi dokumentami, to sensowność zakupu oprogramowania będzie wątpliwa.

Nie tylko odczytywanie

Jest taki obszar funkcjonowania programów OCR, który w dużym stopniu bardzo długo pozostawał niezagospodarowany. Chodzi mianowicie o edycję plików PDF. Było to – i w wielu programach nadal jest – ograniczone do nanoszenia zmian tekstowych, co może wydawać się wystarczające przy prostych dokumentach, ale w praktyce nadal wymaga ręcznej obróbki kluczowej dokumentacji.

Dobre programy do czytania tekstów muszą oferować bardziej rozbudowaną funkcjonalność w zakresie edycji. Za niezbędne minimum uznaje się:

• zaznaczanie tekstu – kolorem, figurą czy w inny sposób umożliwiający łatwe odnalezienie konkretnego miejsca na stronie;
• tworzenie i przeglądanie zakładek – jeśli dokument ma więcej niż dwie-trzy strony, to możliwość tworzenia zakładek, które będą przenosiły do konkretnego miejsca, zdecydowanie usprawni opracowanie dokumentu, jeśli wymagany jest wkład kilku osób;
• komentowanie – obieg dokumentów to droga znacznie dłuższa niż od wprowadzenia do archiwum. Niektóre dokumenty muszą przejść kilka działów w firmie i możliwość zostawienia na marginesie uwag, notatek czy komentarzy oznacza zdecydowane uproszczenie komunikacji.

Coś specjalnie dla firm

Jest taka funkcja, z której powinni korzystać wszyscy, a w firmie jest to wręcz obowiązkowe. Chodzi o łatwą anonimizację danych osobowych w dokumentach. Paradoksalnie nawet wiele komercyjnych programów do czytania tekstów i edycji PDF nie oferuje tej funkcji lub działa w tym zakresie w sposób niezadowalający. Warto więc tej kwestii poświęcić przy wyborze programu więcej uwagi niż zwykle, bo odpowiednie narzędzia mogą zdjąć z barków pracowników naprawdę wiele czasochłonnych obowiązków.