Podpisuj dokumenty online szybko i bezpiecznie
Opublikowano: 28 września 2020

Z podpisu elektronicznego korzysta coraz więcej firm i freelancerów, zwłaszcza po doświadczeniach związanych z epidemią COVID-19. Nic w tym dziwnego, bo dokumenty online na specjalnej platformie to bardzo wygodne rozwiązanie pozwalające Ci oszczędzić czas i środki, które pochłania obieg papierów. Dowiedz się, jak działa podpis online i dlaczego jest on nie tylko opłacalny, lecz także w pełni bezpieczny.

Podpis elektroniczny na dokumentach online – dlaczego warto z niego korzystać?

Epidemia COVID-19 przyśpieszyła proces depapieryzacji w polskim biznesie. Wymuszona praca zdalna i utrudnione kontakty twarzą w twarz sprawiły, że po podpis elektroniczny sięgnęły także firmy, które wcześniej były bardziej sceptycznie nastawione do nowych rozwiązań.

Przedsiębiorcy z różnych branż coraz częściej dostrzegają najważniejsze zalety podpisu online na dokumentach w postaci elektronicznej, czyli:

Oszczędność czasu i pieniędzy. Dokumentów nie musisz już drukować, przekazywać lub wysyłać do podpisu, a następnie archiwizować. Wszystko to pochłania środki, które mógłbyś wykorzystać inaczej. Z podpisem elektronicznym wysyłasz je tak prosto jak wiadomość e-mail.
Szybkość i wygoda. Dokument do podpisu online możesz wysłać często w mniej niż 5 minut
z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Odbiorca może natomiast złożyć e-podpis tuż po otrzymaniu powiadomienia mailem i zapoznaniu się z dokumentem, w wygodnym dla siebie czasie i miejscu.
Brak konieczności przechowywania papierów. Nie musisz poświęcać miejsca na archiwizację dokumentów oraz dbać o ich bezpieczeństwo, by mieć do nich dostęp w przyszłości. Platformy z podpisem elektronicznym często oferują bezpieczne archiwum online.

W świetle prawa podpis elektroniczny może być dowodem w sądzie i nie można go zakwestionować tylko dlatego, że ma postać cyfrową. Żeby zadbać o bezpieczeństwo podpisywania dokumentów online, platforma z e-podpisem powinna zapewniać:

autentyczność – gwarancję, że dokument został nadany i podpisany w ramach danej usługi
integralność dokumentu – gwarancję, że od momentu nadania dokumentu do złożenia e-podpisów jego treść nie uległa i nie ulegnie zmianie
weryfikację osób składających e-podpis;
dostęp do podpisanego dokumentu w przyszłości.

Platforma do podpisów online – jak to działa?

Żeby w pełni wykorzystać korzyści, które daje podpis elektroniczny i zapewnić maksimum bezpieczeństwa, powstały platformy do podpisywania dokumentów online uznawane przez polskie i europejskie prawo. Służą one firmom oraz klientom indywidualnym jako zaufana trzecia strona, która pośredniczy w całym procesie. Tego typu platformą w Polsce jest Autenti (sprawdź: https://autenti.com/platforma-autenti/).

Na przykładzie Autenti dobrze widać, jak szybkie, wygodne i bezpieczne jest takie rozwiązanie. Cały proces wysyłania dokumentów i składania e-podpisów wygląda następująco:

Zakładasz konto na platformie w wybranym wariancie darmowym lub płatnym.
Po zalogowaniu na konto wysyłasz dokument na wskazane adresy e-mail odbiorców. Możesz też wykorzystać dodatkowe opcje jak kolejność składania podpisów, czy zaawansowane sposoby weryfikacji podpisujących (jak kod SMS, wideoweryfikacja czy użycie kwalifikowanego certyfikatu podpisu elektronicznego).
Żeby podpisać dokument online, odbiorca nie musi mieć konta na platformie Autenti. Wystarczy, że kliknie przycisk „Dokument” w otrzymanym mailu, zapozna się z treścią,
a następnie potwierdzi chęć złożenia podpisu. .

Co jednak z bezpieczeństwem korzystania z podpisu elektronicznego? Gwarantuje je szyfrowanie danych 256-bitowym kluczem i wykorzystanie zaawansowanych algorytmów kryptograficznych. Dokumenty online są też opatrywane specjalną pieczęcią elektroniczną opartą o kwalifkowany certyfikat i kwalifikowanymi znacznikami czasu, co zapewnia, że treść dokumentu jest dokładnie taka sama jak w momencie jego nadania do podpisu.

Po wysłaniu dokumentu masz również stały dostęp do karty podpisów, na której sprawdzisz kto i kiedy złożył e-podpis. Pliki są następnie archiwizowane na szyfrowanym dysku w chmurze. Rozwiązanie to zapewnia, że upoważnione osoby – i tylko one – będą miały dostęp do dokumentów w przyszłości. Co również istotne centra danych z których korzysta Autenti są zlokalizowane w Europie, co znacząco podnosi bezpieczeństwo związane z przetwarzaniem danych osobowych.

Podpis online – kiedy wystarczy zwykły, a kiedy kwalifikowany podpis elektroniczny?

Wielu osobom e-podpis kojarzy się głównie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który jest prawnie równoważny własnoręcznemu. Rozwiązanie to wiąże się z dodatkowymi kosztami,
a kwalifikowany certyfikat wydawany jest na określony czas i wymaga odnawiania, co zniechęca część potencjalnych użytkowników.

Zgodnie z europejskim i polskim prawem w przypadku ponad 9 na 10 umów i dokumentów występujących w obrocie gospodarczym wystarcza jednak zwykły podpis online wykorzystujący inne metody weryfikacji podpisujących (np. e-mail i kod SMS). Kwalifikowany podpis elektroniczny jest wymagany tylko w przypadku niektórych dokumentów online, takich jak m.in.:

umowa o pracę i część innych dokumentów pracowniczych;
pełnomocnictwo ogólne i umowa leasingowa;
umowy obejmujące przeniesienie autorskich praw majątkowych albo udzielenie licencji wyłącznej.

Warto w związku z tym przeanalizować, czy dokumenty które funkcjonują w firmie, faktycznie wymagają zachowania formy pisemnej czy może jednak warto postawić na czas i wygodę, i skorzystać z platformy oferującej e-podpis takiej jak Autenti.

Artykuł sponsorowany