Pieczątka firmowa – popularny sposób uwiarygodnienia dokumentów
Opublikowano: 13 maja 2018

Posiadanie pieczątki firmowej nie jest obowiązkowe. Mimo to wielu przedsiębiorców wciąż stawia sobie pytanie, czy aby na pewno? W końcu wielu z nas nie wyobraża sobie, by przedstawiciele niektórych zawodów z niej nie korzystali.

Praktyka pokazuje, że większość firm decyduje się na wyrobienie pieczątki firmowej. Dlaczego? Argumentów jest wiele. Oto jeden z nich: pieczątka firmowa w powszechnym rozumieniu jest przedmiotem, który podkreśli wagę dokumentu i nada mu wiarygodność.

Pieczątka w polskim prawie. Czy jest obowiązkowa?

Kilka faktów na początek:

1. Nie ma przepisów nakazujących przedsiębiorcom posiadanie pieczątki firmowej.
2. Zapisy w dostępnych ustawach i rozporządzeniach wskazują, że nieliczni specjaliści są zobowiązani do posiadania pieczątki firmowej.

Pieczątka wymagana jest od:

• pracowników służby zdrowia: lekarzy różnych specjalności, położnych, diagnostyków laboratoryjnych
• instruktorów jazdy
• pracowników jednostek administracyjnych typu szkoły, urzędy.

Prawo polskie wskazuje, że w naszym ustawodawstwie jest obowiązek wykorzystania pieczątki wyłącznie w zakresie pieczęci urzędowych.

3. Żaden z aktualnie dostępnych dokumentów prawnych nie zawiera przepisu nakładającego na przedsiębiorców dokonujących określone czynności w relacjach z organami publicznymi obowiązku posiadania i posługiwania się pieczątką firmową przez podmioty uczestniczące w obrocie prawnym. Trzeba jednak zaznaczyć, że istnieją zapisy w aktach normatywnych o umieszczaniu pieczątek firmowych. Dotyczą one dokładnego określenia wzorów dokumentów, druków i formularzy składanych organom administracji publicznej. Brak szczegółowych zapisów świadczy jednak o tym, że nieumieszczenie pieczątki na dokumencie składanym w wersji papierowej do urzędu nie może się wiązać z pociągnięciem do odpowiedzialności prawnej przedsiębiorcy.
4. Prawnicy zauważyli również, że polski ustawodawca nie wprowadził przepisów nakładających na przedsiębiorców obowiązek zamieszczania pieczątek na fakturach, do czego jesteśmy przyzwyczajeni. Pieczątka jednak zgodnie z przyzwyczajeniem uwiarygadnia wszelkie pisma i dokumenty.

Przedsiębiorca bez pieczątki?

 

Zgodnie z powyższymi informacjami nie ma obowiązku posiadania pieczątki firmowej. Trudno sobie jednak wyobrazić taką sytuację w firmach z wewnętrznym i zewnętrznym obiegiem dokumentów. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, jeśli nie zdecydujemy się na wyrobienie pieczątki firmowej, to trzeba pamiętać o kilku ważnych kwestiach.

Na formularzach i drukach, gdzie widnieje informacja o pieczątce, trzeba złożyć podpis oraz umieścić stosowną adnotację: „brak pieczątki firmowej”, co z pewnością będzie bardziej czasochłonne niż samo przybicie pieczątki. Zgodnie z polskim prawem jednak brak pieczątki na fakturze nie oznacza, że jest ona nieważna. Kłopot może się pojawić w sytuacji, gdy do założenia firmowego konta w banku potrzebna będzie pieczątka. W niektórych z nich żąda się uwiarygodnienia dokumentów napływających od konkretnej firm właśnie odbiciem pieczątki.

Jak powinna wyglądać pieczątka firmowa

Wielu przedsiębiorców nie zastanawia się zbyt długo nad tym, czy wyrobienie pieczątki jest obowiązkowe, tylko decyduje się na jej zamówienie wraz z rozpoczęciem działalności gospodarczej.

Każda pieczątka firmowa powinna zawierać następujące informacje:

• nazwa firmy
• imię i nazwisko osoby uprawnionej do posługiwania się pieczątką
• adres firmy
• numer NIP

Jeśli firma jest spółką prawa handlowego to imiona i nazwiska osób reprezentujących można pominąć, a umieścić tylko nazwę firmy, adres siedziby oraz numer NIP. Niektóre firmy decydują się dodatkowo na zamieszczenie takich danych jak numer KRS, czy wysokość kapitału wpłaconego dla spółki akcyjnej. Czasami na pieczątce znajdują się dodatkowe dane kontaktowe jak numer telefonu, adres e-mail czy adres strony internetowej. Wybór tuszu do pieczątki jest dowolny, ale najlepiej zrezygnować z czerwonego, gdyż jest powszechnie wykorzystywany przez pracowników urzędów.

Pieczątka – konieczność czy fanaberie urzędników?

Pieczątki są bardzo praktyczne do nadawania wiarygodności dokumentom: przy wypełnianiu deklaracji, podpisywaniu wniosków, druków urzędowych i zawieraniu umów biznesowych. Choć przepisy nie wymuszają konieczności posiadania pieczątki, to jednak jej posiadanie ułatwia funkcjonowanie firmy na rynku. Część instytucji państwowych, banki i inne podmioty wręcz nie wyobrażają sobie, by poważny przedsiębiorca nie posiadał własnej pieczątki (nawet jeśli jest to działalność jednoosobowa). Kłopoty mogą się pojawić w trakcie przyjmowania pism.

Przedsiębiorcy często mówią o oporze urzędników, którzy stoją na stanowisku, że pieczątka firmowa to konieczność. Urzędnicy w ten sposób wyrażają swoje wątpliwości dotyczące autentyczności przedstawianych pism, dokumentów i formularzy. Przedsiębiorca musi się liczyć z tym, że może nie zostać obsłużony w banku, który w swoim regulaminie ma stosowne zapisy dotyczące pieczątek firmowych. Musi się też przygotować na to, że załatwienie sprawy w Urzędzie Skarbowym będzie się wiązało z dłuższym czasem oczekiwania. Warto pamiętać o tym, że żaden organ administracji publicznej nie może odrzucić naszego dokumentu ze względu na brak pieczątki firmowej.

W obrocie prawnym spotyka się pewne druki i dokumenty, które wręcz domagają się nadania im prawomocności przez odcisk pieczęci firmowej. Są to m.in. wnioski do organów Inspekcji Sanitarnej, deklaracje związane z podatkami oraz wnioski kierowane do GUS-u.

Pieczątka w jednoosobowej działalności gospodarczej

We wniosku rejestracyjnym CEIDG-1 przedsiębiorca może zgłosić dodatkową nazwę lub pseudonim – wówczas powinny się one pojawić na pieczątce jednoosobowej firmy. Jeśli właściciel chce na pieczątce umieścić adres firmy, to trzeba pamiętać o tym, że musi on być zgodny z informacjami podanymi na wniosku CEIDG-1. Jeśli jednoosobowa firma nie ma wskazanej siedziby, to podajemy adres właściciela firmy. Adres pozwala na zidentyfikowanie firmy i uniknięcie pomyłek w związku z występowaniem podobnie brzmiących nazw przedsiębiorstw. Nie trzeba umieszczać numeru REGON, wystarczy tylko NIP.

Dla zdecydowanej większości przedsiębiorców posiadanie pieczątki firmowej to znaczące ułatwienie. Fachowcy wskazują, że zindywidualizowana pieczątka jednoosobowej firmy może stać się jej znakiem rozpoznawczym i formą skutecznej reklamy.

Składanie pieczątki na pismach, drukach, formularzach, fakturach i innych dokumentach uwiarygadnia je i sprawia, że nie ma potrzeby wypisywania wszelkich informacji związanych z firmą odręcznie. Oferta pieczątek jest bardzo szeroka. Dostępne są różne wielkości i kształty pieczątek. Co ważne, można zamówić pieczątkę online i zaoszczędzić dzięki temu sporo czasu.

Kara finansowa? Za co?

W polskim prawie znajduje się zapis mówiący o tym, że przedsiębiorca oferujący towary albo usługi w sprzedaży bezpośredniej lub „na odległość” za pośrednictwem środków masowego przekazu, sieci teleinformatycznych albo druków bezadresowych ma obowiązek podać w ofercie handlowej określone dane. Mowa o tym w artykule 21 ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca może zostać ukarany, jeśli nie wskaże:

• nazwy firmy lub nazwy przedsiębiorcy ze wskazaniem formy prawnej, a w przypadku osoby fizycznej imienia i nazwiska przedsiębiorcy oraz nazwy, pod którą wykonuje działalność gospodarczą
• numeru NIP
• adresu przedsiębiorcy lub adresu firmy.

Jeśli firma nie będzie ujawniała tych danych, to ustawa przewiduje możliwość nałożenia przez sąd rejestrowy grzywny w wysokości sięgającej do 5 tys. zł na osobę odpowiedzialną za niedopełnienie tego obowiązku. Zgodnie z art. 206 ustawy z dnia 15 września 2000 roku kodeksu spółek handlowych przedsiębiorcy działający w formie spółek mają obowiązek zamieszczania określonych danych we wszystkich pismach, zamówieniach handlowych oraz na stronach internetowych prowadzonych biznesów.

Pieczątka firmowa – praktyczne narzędzie każdego przedsiębiorcy

Pieczątka firmowa to bardzo przydatne narzędzie umożliwiające podkreślenie wiarygodności pieczątki firmowej. Do wyboru są różne typy pieczątek, na których można zamieścić najważniejsze informacje. Zamówienie można złożyć szybko i wygodnie online. Mimo że nie ma obowiązku posiadania pieczątki to jednak jej niska cena oraz walory praktyczne sprawiają, że przyda się każdemu przedsiębiorcy, do kontaktu z klientami, kontrahentami, a także przedstawicielami różnych instytucji.

Tagi: firma, pieczątka, prawo, wiarygodność