Narzędzia, w które musisz wyposażyć zdalny zespół
Opublikowano: 4 kwietnia 2022

Coraz więcej firm decyduje się na system pracy zdalnej lub hybrydowej. Katalizatorem zmian myślenia była pandemia, która pokazała korzyści z pracy online. Jednak wraz z nowym systemem pojawiły się też nowe problemy.

Wśród nich przedsiębiorcy i management najczęściej wymieniają:

gubienie priorytetów i brak świadomości kto jest za co odpowiedzialny;
spowolniona, chaotyczna komunikacja;
niskowydajne strategie zarządzania projektami.

Czy Ty też zauważyłeś ich zwiększenie w zespole / organizacji, w której pracujesz?

Rozwiązanie jest prostsze niż może się wydawać – wyposażenie zespołów w odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami i do komunikacji asynchronicznej. Pozwolą Wam koordynować pracę, zwiększyć efektywność i utrzymać zaufanie w zespole. To ostatnie jest niezbędne. Atmosfera jest jednym z kluczowych elementów, który wiąże pracowników z firmą.

W artykule dowiesz się

jak uporać się z nowymi wyzwaniami przy pomocy przydatnych aplikacji do pracy,
co to jest komunikacja asynchroniczna

Poznasz także:

przydatne aplikacje, które pozwolą Ci na integrację zespołu.
narzędzia do zarządzania projektami ułatwiające utrzymanie płynności pracy.

Wybraliśmy 4 główne obszary, na których opierają się zespoły zdalne, a w których pojawia się najwięcej problemów. Pokażemy, jak je rozwiązać.

Organizacja i zarządzanie zadaniami – program do zarządzania projektami jako must-have nowego sposobu pracy

Brak sprawnego zarządzania zadaniami rodzi szereg konsekwencji.

Umykają priorytety.
Nikt nie wie, za co jest odpowiedzialny ani jak jego praca przekłada się na innych.
Nie wszyscy mają równy dostęp do dokumentów, gdyż nie ma jednego, wspólnego miejsca na ich przechowywanie.
Często pilne zadania nakładają się na siebie, a pracownicy czują presję i pracują pod silnym stresem.

To prosta droga do błędów w realizacji zadań, nietrafionych decyzji i… konsekwencji finansowych.

Rozwiązaniem są programy do zarządzania pracą, zadaniami i projektami. Jednym z nich jest Asana

Asana – co to jest?

Asana jest aplikacją do zarządzania przepływem pracy w organizacjach. Rozwijana od 2011 roku z powodzeniem zostaje adaptowana zarówno do firm o rozbudowanych strukturach, jak i do mniejszych agencji.

Główne funkcjonalności Asany – programu do kontroli, które ułatwiają zarządzanie przedsiębiorstwem to:

tworzenie projektów składających się z m.in z:
- sekcji
- zadań
- osi czasu
- widoku managera z raportami
tworzenie kamieni milowych – punktów, których realizacja oznacza dla firmy istotny rozwój np. pozyskanie 2 nowych klientów; wdrożenie nowego systemu płacowego itp.
indywidualny widok własnych zadań – nadchodzących, zaległych, ukończonych;
skrzynka odbiorcza z aktualnymi powiadomieniami wykazanie zależności pomiędzy poszczególnymi projektami oraz etapami;
klarowny obraz obłożenia pracą poszczególnych pracowników;
przejrzyste raportowanie, które daje pełną wiedzę o realizacji i opłacalności poszczególnych projektów.

Funkcjonalności Asany zapewniają sprawną koordynację projektów na każdym etapie.

Asana dla ekipy zarządzającej jest niezastąpionym narzędziem do zarządzania zadaniami swoimi oraz zespołu poprzez:

tworzenie zadań i podzadań;
przypisywanie osób odpowiedzialnych za ich wykonanie;
wyznaczanie deadlinów wraz z przypomnieniami;
wykazywanie zależności pomiędzy poszczególnymi etapami prac;
sprawne feedbackowe w kartach zadań;
tworzenie miejsca na aktualne dokumenty i dane dołączane do kart zadań lub do projektów.

Sprawne wdrożenie Asany – programu do zarządzania pracą pozwala na pełną przejrzystość projektów, analizę wąskich gardeł i eliminację problemów.

To jednak nie wszystko…

Kontrola i zwiększanie progresu

Jednym z kluczowych aspektów rozwoju przedsiębiorstwa i wydajności pracowników jest odpowiednia koordynacja projektów i wielopoziomowe spojrzenie na funkcjonowanie firmy. Gdy wszyscy są w biurze, nie jest to takie trudne. Tu wszystko opiera się na synchronicznych działaniach – spotkaniach tak często, jak to tylko możliwe, rozmowach indywidualnych w pokoju czy na korytarzu i szybkim otrzymywaniu odpowiedzi.

W systemie pracy zdalnej jest to niemożliwe. Pracownicy nie siedzą przed komputerem w stałych godzinach. Każdy ma własny system pracy. Jeden pracuje od świtu, inny jest wydajniejszy w nocy.

Tu potrzebna jest aplikacja do pracy, która umożliwi kontrolę wszystkich procesów w firmie, a także da holistyczne spojrzenie na jej działanie. Taka aplikacja, którą można łatwo zaadaptować do charakteru biznesu. Asana jest do tego idealna.

Ale….

Organizacja pracy to tylko jeden aspekt zagadnienia zarządzania zespołami zdalnymi. Pozostaje jeszcze komunikacja. Bez niej trudno jest utrzymać nawet perfekcyjną organizację. Błędy w komunikacji i nieporozumienia rodzą konflikty i niewłaściwe decyzje. Właściwy przepływ informacji dla zespołu jest tym, czym paliwo dla samochodu. Bez względu, jak bardzo dopracowane jest auto, jak wiele ma urządzeń i innowacyjnych rozwiązań, gdy wlejesz niewłaściwe paliwo, zniszczysz je..

Dlatego warto spojrzeć przychylnym okiem na komunikatory.

Płynna i szybka komunikacja w zespole – zaufaj przydatnym aplikacjom

Na początku swojej drogi komunikatory służyły przede wszystkim do nawiązywania relacji towarzyskich. W dobie cyfrowej transformacji stały się jednak niezbędnym narzędziem zarządzania projektami, pracą i całym biznesem.

Pracując zdalnie lub hybrydowo, nie macie możliwości się spotkać. Zadanie prostego pytania i otrzymanie odpowiedzi wydaje się niemożliwe.

Tymczasem komunikatory typu Slack otwierają nowe drzwi interakcji.

W jaki sposób?

Slack umożliwia komunikację asynchroniczną, której podstawą jest szacunek do współpracowników, ich czasu i systemu pracy. Pozwala na uzyskanie informacji zazwyczaj w ciągu kilku godzin.

Tworzenie różnych kanałów wprowadza przejrzystość i organizuje pracę.

Korespondencję można prowadzić w wątkach, co ułatwia szukanie niezbędnych informacji.

Co ważniejsze, Slack’a można zintegrować z narzędziami do zarządzania pracą typu Asana, Gmail, Google Drive czy tysiące innych popularnych rozwiązań.

Wyobraź sobie, że masz już sprawnie funkcjonującą Asanę – aplikację do dowodzenia Twoim przedsiębiorstwem oraz skuteczną platformę do stałej komunikacji. Jak doprowadzić do ich połączenia, by wspólnie stworzyły synergiczną przestrzeń działającą na Twoją korzyść? W ciągu ostatnich lat twórcy komunikatora bardzo rozwinęli jego możliwości i funkcjonalności, dopasowując właśnie do korporacji i mniejszych przedsiębiorstw.

Asana wraz ze Slackiem:

umożliwia przekształcanie wiadomości ze Slack’a w zadania z poziomu komunikatora;
zwiększa widoczność zmian zadań na Asanie poprzez osobny, zsynchronizowany kanał na Slacku, na którym pojawiają się komentarze i modyfikacje;
ułatwia kontrolę projektów poprzez pojawianie się na Slacku powiadomień z Asany o wszelkich zmianach.
pozwala na utworzenie w Slacku sekcji reprezentujących zespoły w Asanie, a następnie kanałów komunikacji, które powiązane są z projektami o tej samej / podobnej nazwie

Mimo swoich biznesowych funkcjonalności Slack i Asana – aplikacja do zarządzania mogą stanowić istotny element integracyjny.

Integracja i socjalizacja

Zastanawiasz się, jak macie się spotkać, coraz lepiej poznawać i integrować?

Nie wiesz też, jak przeprowadzić indywidualne rozmowy biznesowe, kiedy chcesz przekazać krytykę?

Na szczęście i na to znalazły się przydatne aplikacje.

Połącz Slack’a, Google Calendar i Google Meet, aby stworzyć siatkę narzędzi, które rozwiążą te problemy.

Integracja i socialising na Slack’u

Utrzymanie nieformalnych relacji w zespole zdalnym nie jest tak proste jak wśród osób pracujących w biurze. Cyfrowa komunikacja jest pozbawiona emocji, zawodowa i konkretna. To rozluźnia więzi. Brak przestrzeni na chwilowe, nawet 10-minutowe luźne rozmowy w zespołach zdalnych jest istotnym problem.

Atmosfera w pracy (nawet zdalnej), przyjazne relacje z członkami zespołu są ważnym elementem budowania zaangażowania członków zespołu. Wykorzystaj… socjalizatory. Stwórz pracownikom przestrzeń np. osobny kanał na Slacku, który będzie miejscem dla:

luźne pomysły;
newsy;
zabawne historyjki;
memy i gify;
ulubione kawałki muzyczne;
inspiracje;
materiały edukacyjne;
opowieści;
ciekawe rozwiązania.

Google Meet – wideorozmowy i wideokonferencje nie tylko na poziomie biznesowym

Google Meet w zespołach zdalnych pomoże w organizacji i przeprowadzaniu spotkań zespołowych i 1na1.

Jako narzędzie do zarządzania pracą zawodowo służy do:

planowania projektów;
przekazywania istotnych zmian w firmie lub w prowadzonych zadaniach;
burzy mózgów;
rozmów ewaluacyjnych;
procesu onboardingowego nowych pracowników.

Jednak jest też doskonały do nawiązania relacji w zespole, który nie może spotkać się na żywo.

Gry zespołowe online, spotkania integracyjne przy kawie, krótkie, cotygodniowe stand-up’y pozwalają członkom lepiej się poznać i umacniać więzi.

Wpiszcie je w Google Calendar, aby nikt z Was o nich nie zapomniał. Istotne jest bowiem, aby stanowiły one stały, regularny punkt Waszej pracy.

Tylko wtedy działają.

Slack, Google Calendar, Asana – jak korzystać, by działały?

Przede wszystkim powinny stać się nieodzownym elementem pracy całego zespołu. Nie będą funkcjonować, jeśli wszyscy nie będą traktować ich jako priorytetowe narzędzia do zarządzania projektami. Jeśli każdy sam nada im rangę, zaistnieje chaos.

Jak wdrożyć Asanę – program do zarządzania i zsynchronizować wszystkie aplikacje do pracy i komunikacji, by tego uniknąć?

Nie wystarczy jedynie ich zakup. Ich właściwa implementacja może przynieść efekty. Bierze ona pod uwagę m.in.:

potrzeby przedsiębiorstwa;
jego obecną sytuację;
istniejące procesy;
narzędzia wykorzystywane dotychczas;
nawyki i kulturę pracy poszczególnych pracowników.

Zaciekawiły Cię te narzędzia? Czujesz, że jest to dla Was właściwy moment na cyfrową transformację?

Nie jesteś jednak pewny, czy pracownicy będą przychylni zmianom?

Skontaktuj się z Remote Sensei. Jako główny partner Asany w Polsce jest on uprawniony do przeprowadzania szkoleń i nadzorowania procesu implementacji. Pokazuje najlepszą ścieżkę do synchronizacji wszystkich narzędzi do zarządzania pracą i komunikacji, dzięki czemu proces nie zaburza funkcjonowania przedsiębiorstwa. Co więcej, zapewnia 24-godzinny support w języku polskim oraz angielskim. Natomiast możliwość zakupu Asany – programu do zarządzania na fakturę VAT w PLN, USD lub EUR jest wisienką na torcie.

Spróbuj. Cyfrowa transformacja i większa wydajność Twojego biznesu są Tego warte.