Jak zorganizować konferencje lub szkolenie? Na co zwrócić uwagę?
Opublikowano: 23 listopada 2021

Organizacja konferencji czy kongresu to spore wyzwanie, które wymaga połączenia wielu elementów w spójną całość. Potrzeba wielu sił i środków oraz dobrze skoordynowanej grupy osób, aby spotkanie okazało się sukcesem.

Konieczność szczegółowego rozplanowania wydarzenia, zdolność przewidywania i cała masa innych czynników, które musimy wziąć pod uwagę organizując konferencje może przyprawić o ból głowy. W tym artykule postaramy się wyjaśnić jak zorganizować spotkanie tak, aby jego uczestnicy zapamiętali je jako wyjątkowe wydarzenie.

Dlaczego warto organizować konferencje?

Konferencje stały się stałym elementem, jeśli chodzi o świat biznesu. Ponadto są one postrzegane bardzo pozytywnie i świadczą o umiejętności dobrej organizacji oraz budowaniu dobrych relacji z klientem. Stwarzają one doskonałe warunki do wymiany doświadczeń i poglądów, co często przekłada się na zawarcie owocnej współpracy pomiędzy jej uczestnikami.

Zorganizowanie takiego spotkania pozwoli nam również na przedstawienie nowego produktu, który zamierzamy wprowadzić na rynek. W ten sposób mamy możliwość budowania świadomości marki oraz dajemy uczestnikom konferencji możliwość bezpośredniego zapoznania się z produktem, np. rozdając próbki lub gadżety związane z produktem.

Jak więc widzimy, profesjonalnie zorganizowana konferencja może zaowocować pozyskaniem wielu profitów dla naszego biznesu.

Jak zorganizować konferencje?

Organizacja konferencji polega w głównej mierze na dobrej organizacji i szczegółowym planowaniu. To również współpraca z grupą osób, która musi być dobrze skoordynowana. Organizując konferencję powinniśmy być również w stanie przewidywać różne sytuacje, których nie uwzględniliśmy w swoim planie.

Najlepiej zacząć od początku, czyli od starannego stworzenia projektu i zaplanowania budżetu na dane wydarzenie. Kolejnym istotnym krokiem jest przygotowanie i wysłanie zaproszeń do uczestników konferencji, następny krok, to dobranie odpowiedniej lokalizacji, w której znajdują się sale konferencyjne oraz stworzenie sprawnego systemu rejestracji uczestników.

Elementarnym aspektem jest również zadbanie o fachową obsługę gości, zapewnienie im zakwaterowania, transportu oraz – a może przede wszystkim – cateringu.  Warto jest stworzyć sobie ze spisem kontaktów (np. numery telefonów czy e-maile) do osób zaangażowanych w organizację konferencji.

Dla osób, które nigdy wcześniej nie organizowały konferencji, ogrom obowiązków z tym związanych może być przytłaczający. Warto w takim przypadku skorzystać z usług specjalistycznych agencji, które zajmą się organizacją za nas.

Gdzie zorganizować szkolenie?

Pracownicy są podstawowym elementem każdej firmy, dlatego też przeprowadza się szkolenia, które przyczyniają się do podniesienia kwalifikacji i wdrożeniu w nowe elementy ich pracy.

W przypadku małej grupy pracowników, liczącej kilka osób, szkolenie można przeprowadzić w firmie, jednak kiedy posiadamy większe grono osób do przeszkolenia powinien zainteresować nas wynajem sal szkoleniowych. W przypadku szkoleń sprawa wygląda podobnie jak w przypadku organizacji konferencji i możemy skorzystać usług firm zajmujących się ich organizacją.

Do nas natomiast należeć będzie wybór miejsca, gdzie szkolenie się odbędzie. Powinniśmy zająć się doborem odpowiedniej lokalizacji. Nie powinniśmy mieć z tym większego problemu. Organizując szkolenie w stolicy możemy skorzystać z usług, jakie oferuje centrum konferencyjne Golden Floor w Warszawie.

Gdzie zorganizować konferencje?

Lokalizacja konferencji powinna nawiązywać do jej charakteru. Jeżeli przykładowo mamy zamiar przedstawić na niej ofertę związaną z nowymi  technologiami, to powinniśmy wybrać miejsce kojarzące się z nowoczesnością.

Możemy w tym celu zorganizować konferencję w Warszawie, która w Polsce kojarzy się z nowoczesnością, a szeroki wachlarz ofert na wynajem sal konferencyjnych w Warszawie daje nam dużo możliwości.

Dlaczego warto organizować konferencje w Warszawie?

Stolica Polski – jak wspomnieliśmy powyżej – kojarzona jest z rozwojem i nowoczesnością. Nie są to oczywiście jedyne powody, dla których warto zorganizować konferencję w Warszawie. Warszawa jest bogata w ciekawe lokalizacje i oferty, jeżeli chodzi o centra konferencyjne.

Jedną z ciekawszych ofert posiada centrum konferencyjno – szkoleniowe Golden Floor, które posiada swoje sale w świetnych lokalizacjach, z których rozpościera się widok na panoramę centrum Warszawy, a same centra są zaprojektowane i wyposażone w nowoczesny sposób.

Wybór stolicy na przeprowadzenie konferencji daje nam możliwość stworzenia spotkania, które na długo zapadnie w pamięci uczestników.

Jak zorganizować konferencje w Warszawie?

Szukając miejsca do urządzenia biznesowego spotkania czy konferencji w Warszawie warto skontaktować się z firmą, z której usług chcemy skorzystać i zapytać o wolne terminy, dostępność sal konferencyjnych itp. Spotkanie biznesowe możemy przeprowadzić korzystając z usług centrum konferencyjnego Golden Floor, które zapewnia możliwość wypożyczenia sprzętu, catering czy sale eventowe.

Musimy również zadbać o transport zaproszonych osób, a także – w przypadku kilku dni konferencji – zakwaterowanie. Korzystając z usług centrum konferencyjnego Golden Floor mamy zapewniony parking dla gości.

W Warszawie funkcjonuje sporo firm trudniących się usługami cateringowymi, a to którą wybierzemy zależy już od naszych preferencji i potrzeb.

Do zalet organizacji konferencji w sercu Polski możemy zaliczyć elementy, takie jak:

• dobra lokalizacja
• multum dostępnych atrakcji
• łatwy dostęp do różnych usług
• przyjazny i nowoczesny wizerunek miasta

Gdzie zorganizować szkolenie w Warszawie?

W przypadku organizacji szkolenia sprawa ma się podobnie jak przy organizacji konferencji. Możliwe jednak, że w przypadku mniejszej liczby osób biorącej udział w szkoleniu nie będziemy potrzebowali takiego rozmachu jak przy organizacji konferencji. Centra konferencyjno – szkoleniowe, jak na przykład Golden Floor są dobrze przystosowane, co daje nam możliwość swobodnego doboru najlepszej dla nas opcji, jeśli chodzi o sale szkoleniowe.

Dobrze jest więc skontaktować się z firmą w celu dopytania i ustalenia szczegółów wynajęcia sali na szkolenie. Warto również dodać, że w przypadku, gdy zdecydujemy się na skorzystanie z usług, które oferuje nowocześnie zaprojektowanego centrum szkoleniowe w Warszawie Golden Floor, mamy możliwość wyboru spośród kilku dostępnych budynków, chociażby przy słynnych Alejach Jerozolimskich, skąd rozpościera się widok na panoramę stolicy.

Gdzie zorganizować konferencje w Warszawie?

Wiele osób decyduje się na organizację konferencji w hotelach, kinach czy nawet w plenerze. Dobra lokalizacja to połowa sukcesu udanego spotkania, dlatego też warto zrobić research i wybrać opcję, która będzie najbardziej odpowiadała charakterowi organizowanej konferencji.

Skorzystać możemy, np. z ofert firm oferujących wynajem sal szkoleniowych w Warszawie  i sal konferencyjnych w budynkach, z których rozprowadza się wprawiający gości w zachwyt cudowny widok na miasto. Powinniśmy wziąć pod uwagę również wystrój czy wyposażenie wnętrza danego centrum konferencyjnego. Warto też sprawdzić, czy firma zapewnia dostęp do nowoczesnego sprzętu, który pomoże nam zrealizować udane spotkanie biznesowe.

W Warszawie jednym z najlepszych centrów konferencyjnych jest Golden Floor posiadający swoje siedziby w kilku wyjątkowych lokalizacjach. Ponadto oferowane przez  GoldenFloor sale konferencyjno szkoleniowe do wynajęcia są wyposażone w niezbędny sprzęt, a także mamy możliwość skorzystania z cateringu czy parkingu.

artykuł sponsorowany 

Tagi: Event, konferencje, szkolenie