Jak prawidłowo korzystać z e-faktur?
Opublikowano: 20 września 2018

Korzystanie z faktur elektronicznych niesie ze sobą szereg korzyści. Jak zacząć korzystać z e-faktur zgodnie z przepisami?

Z faktur elektronicznych polscy przedsiębiorcy mogą korzystać już od lat. Po serii zmian w przepisach e-faktura jest obecnie jeszcze łatwiej dostępna dla każdej zainteresowanej nią firmy.

O czym warto pamiętać przy fakturowaniu elektronicznym?

Czym jest e-faktura?

Pod pojęciem takim jak e-faktura, czyli faktura elektroniczna znajduje się dokument elektroniczny mający cechy faktury. Dzięki niej możliwe jest rozliczanie podatku tak samo, jak ze zwykłą fakturą papierową.

W postaci elektronicznej można wystawiać:

faktury VAT,
duplikaty faktur,
faktury korygujące.

Faktury elektroniczne niosą ze sobą szereg różnych korzyści dla przedsiębiorców – zarówno dla dużych firm, jak również dla osób samodzielnie prowadzących małą działalność.

Zalety wynikające ze stosowania faktur elektronicznych:

niższe koszty – eliminuje się koszty wydruku, pakowania, przesyłki, a także archiwizacji faktur w formie papierowej,
oszczędność czasu – obsługa faktur elektronicznych jest mniej czasochłonna niż faktur w papierowych,
terminowe wysyłki faktur – e-faktura może być niemalże od razu dostarczona do odbiorcy, na przykład przez systemy EDI – elektronicznej wymiany danych,
łatwiejsza archiwizacja – faktury elektroniczne nie wymagają tworzenia fizycznych archiwów, a także są łatwiejsze w kategoryzacji i wyszukiwaniu,
poprawa bezpieczeństwa – faktura elektroniczna jest lepiej chroniona przed uszkodzeniem czy zagubieniem niż jej papierowy odpowiednik,
ochrona środowiska – dzięki przejściu na dokumenty elektroniczne firma staje się bardziej ekologiczna, co kształtuje również jej wizerunek.

Jakie wymagania muszą spełniać faktury elektroniczne?

Chociaż e-faktura jest elektronicznym odpowiednikiem faktury papierowej i musi zawierać takie same informacje, to jednak należy pamiętać także o tym, że powinna ona spełnić dodatkowe wymogi zgodnie z obowiązującymi przepisami. Tylko wtedy będzie mogła stać się podstawą do rozliczenia podatku.

Zgodnie z przepisami e-faktura powinna spełnić następujące wymogi:

wymóg integralności treści, autentyczności pochodzenia i czytelności,
właściwe oznakowanie oznaczenie w celu łatwego odnalezienia w archiwum,
archiwizacja pozwalająca na bezzwłoczny dostęp przez organy podatkowe i kontroli skarbowej.

Warto przy tym wskazać, że e-faktura nie musi być opatrywana podpisami elektronicznymi sprzedającego i kupującego. Aby zapewnić odpowiednią autentyczność faktury elektronicznej, można zastosować wspomniane już systemy walidacji EDI – elektronicznej wymiany danych.

W przepisach nie znalazła się też informacja dotycząca formatu faktury elektronicznej. Aktualnie najczęściej wykorzystuje się dwa formaty, a mianowicie PDF i XML. Format XML pozwala na pełniejsze wykorzystanie zalet wynikających ze stosowania e-faktur.

Aby wysłać fakturę elektroniczną do odbiorcy, trzeba też uzyskać od niego zgodę na taką formę dokumentu. Może mieć ona postać zgody we wiadomości e-mail.

Jak archiwizować faktury elektroniczne?

Faktury elektroniczne muszą być również odpowiednio przechowywane – przepisy wskazują, że konieczne jest właściwe oznaczenie faktury oraz jej sklasyfikowanie w archiwum. Także powinna być ona łatwo dostępna w razie kontroli.

Oczywiście, nie ma potrzeby tworzenia archiwów fizycznych, dlatego można oszczędzić dużo przestrzeni, a przy tym poprawić bezpieczeństwo dokumentów, które nie są wtedy w tak wysokim stopniu narażone na utratę w wyniku uszkodzenia, kradzieży.

Przedsiębiorcy mają do wyboru kilka form archiwizacji faktur, a mianowicie:

dyski twarde komputerów i zapasowe dyski twarde,
nośniki takie jak płyty CD, DVD, pendrive,
dyski w chmurze, czyli zewnętrzne serwery.

Aktualnie najbezpieczniejszym i także najwygodniejszym sposobem przechowywania e-faktur są dyski w chmurze. Wówczas przedsiębiorca może uzyskać dostęp do dokumentów z dowolnego komputera po zalogowaniu się na swoje konto. Nawet jeśli komputer firmowy ulegnie awarii, nie oznacza to utraty faktur. Ponadto jest to też usługa wspierana przez EDI.

Zatem e-faktura to dobry wybór dla każdej firmy – z nią można nie tylko oszczędzać czas i pieniądze, ale również korzystać z wielu innych zalet wynikających z e-fakturowania.