• Menu

    Zasady bezpiecznej archiwizacji dokumentów w firmie w dobie RODO

    Do nieodłącznych elementów prowadzenia każdego biznesu zalicza się konieczność przechowywania dokumentacji, która zawiera dane osobowe. W 2018 roku liczba zatrudnionych osób w Polsce w pierwszym kwartale wynosiła 16 344 tys. Dane ukazujące te informacje sprawdzić można na stronie Głównego Urzędy Statystycznego. Dokładnie tego samego roku w życie weszło także rozporządzenie RODO, które określa zasady przechowywania, wykorzystywania oraz archiwizacji dokumentów. W jaki sposób można bezpiecznie przechowywać dokumentację w dobie RODO? O czym warto pamiętać, będąc właścicielem przedsiębiorstwa?

    Co mówi RODO?

    Rozporządzenie o ochronie danych osobowych weszło w życie 25 maja 2018 roku. Rozporządzenie to nakłada na wszystkie podmioty przechowujące dane osobowe obowiązki. Wprowadzenie ustawy miało na celu zagwarantowanie właścicielom danych osobowych większego bezpieczeństwa oraz nadanie im praw, takich, jak prawo do zapomnienia. Można więc wysnuć śmiały wniosek, iż przechowywanie dokumentów oraz ich późniejsza archiwizacja dokumentów to długotrwały i żmudny proces. Zaniedbanie tych obowiązków może prowadzić do poważnych sankcji prawnych, o których powinni pamiętać właściciele firm.

    Rodzaje dokumentacji a RODO

    W przypadku wielu organów administracji publicznej popularnym zabiegiem było wprowadzenie analizy ryzyka. Analiza ryzyka podejmowana była przed wejściem w życie ustawy o ochronie danych osobowych. W tym przypadku pod uwagę brane były kluczowe aspekty, które mogły doprowadzić do dezorganizacji dokumentacji lub możliwości wycieku danych. Ryzykiem była także możliwość uzyskania nieuprawnionego dostępu oraz w efekcie utraty danych osobowych. Dokumentacja przechowywana jest w formie elektronicznej i papierowej. Bardzo dużo poświęca się potrzebom dbania o dokumentację przechowywaną online. Dlaczego? Dzieje się tak głównie ze względu na fakt, iż każdego dnia przez ataki hakerów wykradane są ważne informacje. Szacuje się, że liczba ataków co godzinę na świecie sięga niemal 1000. Biorąc pod uwagę owe ataki, firmy wdrożyły często kosztowne programy, które mają na celu zapobieganie takim sytuacjom.

    Jak długo należy archiwizować dokumentację w firmie?

    Właściciele zarówno małych, jak i dużych przedsiębiorstw zastanawiają się nad tym, jak długo dokumenty powinny być przechowywane w ich firmie. Często zdarza się tak, że gromadzone są one bezcelowo, gdyż okres ich przechowywania dawno upłynął. Przepisy prawne nakładają na pracodawcach obowiązek przechowywania dokumentacji pracowników przez okres 50 lat. Jest to ważne w celu określenia wysokości świadczeń emerytalnych i trudności w tym zakresie. Co ciekawe, ZUS może przeprowadzić kontrolę nawet tuż przed upływem czasu przechowywania. Wszelkie dokumenty rozliczeniowe powinny znajdować się w firmie przez 5 lat, podobnie do dokumentów inwentaryzacyjnych. Wszelkie dokumenty podatkowe także należy przechowywać 5 lat.

    W jaki sposób prawidłowo archiwizować dokumenty w firmie?

    Archiwizacja dokumentów powinna być rzetelna i skrupulatna. Dokumenty należy odpowiednio oznaczać, dzięki czemu ich uporządkowanie i późniejsze odszukiwanie będzie proste i intuicyjne. Warto więc w tym celu zakupić specjalną szafę, w której przechowywana będzie dokumentacja. Oprócz szafy warto zakupić także:

    • teczki
    • segregatory
    • kolorowe pisaki
    • taśmy

    Przed podjęciem prób archiwizacji dokumentów należy je dokładnie posegregować, dzieląc dokumenty na kategorię ,,A” i kategorię ,,B”. W przypadku pierwszego oznaczenia do czynienia mamy z archiwalną kategorią dokumentacji stanowiącej dokumenty archiwalne, natomiast w przypadku drugiego oznaczenia do czy czynienia mamy z kategorią archiwalną dokumentacji niearchiwalnej. Wszystkie dokumenty z oznaczeniem ,,A” powinny być przechowywane w sposób wieczysty. Z kolei dokumentacja, na której widnieje ,,B” to dokumenty, które należy zniszczyć po upływie określonego terminu przechowywania. Podczas segregowania dokumentacji, która przechowywana będzie w archiwum, dobrze jest posługiwać się także cyframi arabskimi. Przykładem może być oznaczenie B20 określające to, iż jest to dokument, który po upływie 20 lat należy zniszczyć.

    Czy warto zlecić archiwizację dokumentacji profesjonalnej firmie?

    Firmy zajmujące się przechowywaniem, archiwizacją i niszczeniem dokumentów oraz wieloma innymi kwestiami związanymi z dokumentacją, takie jak Rhenus Data Office Polska to doskonałe rozwiązanie dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Dzięki usługom takich firm wszelkie sankcje związane z nieprawidłowościami wynikającymi z przechowywania dokumentacji nie będą stanowiły zagrożenia. Jest to stosunkowo młoda ustawa, dlatego prognozuje się, że w ciągu najbliższych 2 lat kontrole będą częste i wnikliwe, a sankcje dotkliwe. Skorzystanie z usług firmy archiwizacyjnej to oszczędność czasu oraz gwarancja szybkiego pozyskania potrzebnego dokumentu w przypadku kontroli. Z usług tego typu korzysta coraz większa liczba przedsiębiorstw. Przemawia za tym wygoda, oszczędność czasu, obawa przed sankcjami prawnymi oraz korzyść dla wizerunku firmy.

    Dodaj komentarz

    Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

    Artykuły powiązane

  • Kategorie