E-dokumenty na plus
Opublikowano: 9 maja 2018

Nowa ustawa o możliwości prowadzenia akt pracowniczych w elektronicznej formie oraz skróceniu czasu ich przechowywania z 50 do 10 lat wprowadza dla firm wiele kluczowych zmian w obszarze zarządzania dokumentacją pracowniczą

W związku ze skróceniem czasu przechowywania akt pracowniczych zmianę sytuacji najbardziej odczują właściciele firm, na których obecnie spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dokumentacja musi być prowadzona „w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem”.

Według nowych przepisów pracodawca będzie miał możliwość prowadzania dokumentacji pracowniczej w cyfrowej formie. Pozwoli to na odciążanie działu HR od czasochłonnych czynności związanych z obsługą dokumentów i tradycyjnych papierowych teczek osobowych. –  Znacznym wsparciem w tym zakresie może być elektroniczna teczka osobowa, która pozwala tworzyć i przechowywać cyfrowe kopie dokumentów pracowniczych, jak również przeszukiwać elektroniczną wersję archiwum. Dzięki eTeczce, zeskanowane dokumenty są przypisywane do każdego pracownika w systemie kadrowym. Oznacza to łatwy i szybki dostęp do danych bez konieczności wertowania papierowego archiwum – mówi Ireneusz Hołowacz, dyrektor ds. produktów w GAVDI Polska.

Programy

Cyfrowa archiwizacja dokumentów to nie jedyny obszar, w którym należy szukać uproszczeń. Na rynku dostępne są rozwiązania IT, takie jak np. Document Generator, pozwalające zautomatyzować proces generowania dokumentów kadrowo-płacowych, które mogą zostać wysłane do pracownika mailem lub udostępnione poprzez przeglądarkę internetową.

Skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych oraz możliwość prowadzenia dokumentów w elektronicznej formie niesie ze sobą szereg korzyści, takich jak bezpieczeństwo danych, szybkość i łatwość pozyskiwania informacji czy optymalizację procesów kadrowo-płacowych. W codziennym funkcjonowaniu wyraźnie odczują je nie tylko właściciele firm i pracownicy działów personalnych, ale również sami zatrudnieni. Przepisy zaczną obowiązywać od stycznia 2019 roku.