Jak długo należy przechowywać dokumenty firmowe?
Opublikowano: 17 listopada 2016
Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania ważnych dokumentów firmowych przez określony czas. Muszą być one również odpowiednio zabezpieczone przed dostępem przez niepowołane osoby, a także przed zniszczeniem czy kradzieżą. Jak długo należy zatem przechowywać dokumenty firmowe?
Przechowywanie ksiąg podatkowych i dokumentów księgowych
Informacje zawarte w artykule 86 paragrafu 1 Ordynacji podatkowej wskazują, że podatnicy mają obowiązek prowadzenia ksiąg podatkowych i przechowywania związanych z nimi dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Konieczna jest archiwizacja dokumentów księgowych takich jak księgi przychodów i rozchodów, ewidencje przychodów, a także inne dokumenty, na przykład rejestry VAT, dowody księgowe, w tym faktury, dowody wewnętrzne, noty korygujące i faktury korygujące, noty księgowe, ponadto ewidencje środków trwałych, ewidencje wyposażenia, ewidencje przebiegu pojazdów (tak zwana „kilometrówka), również dokumenty inwentaryzacyjne.
Artykuł 70 paragrafu 1 Ordynacji podatkowej wskazuje, że wszystkie te zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat. Termin ten należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym upłyną termin płatności podatku. Z kolei w przypadku zeznań rocznych, które są składane i rozliczane w kolejnym roku podatkowym, archiwizacja dokumentów księgowych ma wynosić 5 lat od momentu zakończenia roku, w którym zostały złożone.
Przechowywanie dokumentów dotyczących z ZUS
Dokumenty te, jak wskazuje artykuł 47 ustęp 3c Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, należy przechowywać przez okres 5 lat od dnia przekazania ich w formie elektronicznej lub pisemnej – termin ten ma zastosowanie do dokumentów dostarczonych do ZUS od 1 stycznia 2012 roku. Dla dokumentów wcześniejszych wynosi 10 lat.
Przechowywanie dokumentów związanych z kadrami
Dokumentacja kadrowa, o czym mówi artykuł 95 punkt 9b Kodeksu pracy także musi być przechowywana – dotyczy ona akt osobowych pracowników, imiennych list prac, kart ewidencji czasu pracy, kart ewidencyjnych. Płatnik składek musi przechowywać akta osobowe i listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody, które mogą posłużyć do ustalania wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczeniowego pracy w danej firmie.
Dodaj komentarz