Czym jest podpis elektroniczny? Zalety, wartość prawna i jak może ułatwić papierkową robotę?
Opublikowano: 2 marca 2022

W świecie, w którym czas to pieniądz, a każda chwila pozwalająca na wytchnienie jest na wagę złota, nie warto utrudniać sobie życia, podpisując dokumenty ręcznie. Obecna technologia pozwala na szybkie i bezpieczne opatrywanie umów, wniosków, aneksów oraz wielu innych zaświadczeń elektronicznym podpisem.

Co to jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny powstaje dzięki mechanizmom kryptografii, w wyniku których generowane są dwa klucze – prywatny i publiczny. Za pomocą klucza prywatnego można złożyć podpis elektroniczny, który będzie weryfikowany przez klucz publiczny.

Podpis elektroniczny ma na celu ochronę dokumentu elektronicznego przesyłanego za pośrednictwem różnych mediów lub przechowywanego cyfrowo przed fałszerstwem. Można więc powiedzieć, że taki podpis jest pewnego rodzaju atrybutem dokumentu elektronicznego.

Może być on używany zarówno przez osoby fizyczne, jak i prawne jako odpowiednik podpisu własnoręcznego. Podpis elektroniczny nadaje dokumentom elektronicznym moc prawną równą mocy prawnej dokumentów papierowych, opatrzonych własnoręcznym podpisem lub dodatkowo pieczęcią.

Jak wygląda podpis elektroniczny?

Na dokumencie, który został podpisany elektronicznie, nie musi być podpisu ręcznego. To, co widnieje na tego typu dokumentach, to informacja, która potwierdza złożenie podpisu oraz dane pozwalające na jego weryfikację.

Podpis elektroniczny łatwo złożyć nawet na dokumentach PDF. Wystarczy odpowiednia aplikacja, np. Adobe Acrobat Reader DC. Ponadto, dzięki niej łatwo sprawdzić autentyczność podpisu.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Rozporządzenie eIDAS obowiązujące od 1 lipca 2016 roku we wszystkich krajach Unii Europejskiej reguluje sprawy dotyczące elektronicznych podpisów. Rozporządzenie ma na celu zbudowanie wśród społeczeństwa zaufania do transakcji elektronicznych. Akt prawny dokładnie rozgranicza typy podpisów i precyzuje ich ramy prawne.

Zwykły elektroniczny podpis

Zwykły podpis elektroniczny nazywany często niekwalifikowanym służy do potwierdzania dokumentu zawierającego deklarację tożsamości poprzez użycie kodów, haseł lub w inny sposób. Dokument opatrzony zwykłym podpisem elektronicznym zawiera zwykle imię, nazwisko i adres e-mail.

Stosowanie podpisu elektronicznego jest coraz częściej praktykowane przez duże firmy, dlatego że pozwala to przede wszystkim zaoszczędzić czas. Zawierając umowy, nie trzeba ich drukować i podpisywać własnoręcznie. Wystarczy za pomocą kilku kliknięć zatwierdzić je podpisem elektronicznym. Należy jednak zaznaczyć, że zwykły podpis elektroniczny nie jest przeznaczony do zatwierdzania bardziej istotnych dokumentów, np. pism sądowych.

Podpisy elektroniczne są chętniej używane do prowadzenia korespondencji wewnątrz firmy, gdyż dołączenie podpisu do maila, sprawia, że trudno go rozszyfrować. Co więcej, niekwalifikowany podpis pozwala na uwierzytelnianie do różnego rodzaju systemów stosowanych przez firmę.

Zaawansowany podpis elektroniczny

Zaawansowany podpis elektroniczny jest tworzony przy użyciu technik kryptograficznych i pozwala zidentyfikować tożsamość osoby podpisującej dokument oraz sprawdzić, czy plik został zmieniony po wysłaniu. Zaawansowany niekwalifikowany podpis elektroniczny zawiera imię i nazwisko, obywatelstwo oraz numer identyfikacyjny, czyli numer PESEL lub dowodu osobistego czy paszportu. Zaawansowany podpis elektroniczny dzieli się na dwa rodzaje.

Podpis zaufany

Podpis zaufany pozwala potwierdzić tożsamość i służy do kontaktu z instytucjami publicznymi, głównie urzędami. Ten niekomercyjny podpis można utworzyć na platformie ePUAP. Zarówno zwykły podpis elektroniczny, jak i podpis elektroniczny ePUAP są formami podpisu, które pozwalają potwierdzić tożsamość. Jednak za pomocą podpisu zaufanego nie podpiszemy umów z kontrahentami.

Podpis osobisty

Z podpisu osobistego mogą korzystać jedynie osoby, które posiadają e-dowód. Taki podpis zawiera dane elektroniczne dowodu oraz dane jego użytkownika. Podpis osobisty uprawnia do podpisywania zarówno dokumentów urzędowych, jak i prywatnych, np. umów.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny kwalifikowany zostaje wystawiony przez kwalifikowany urząd certyfikacji i musi być przechowywany na bezpiecznym urządzeniu, czyli najczęściej na karcie kryptograficznej. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest najwyżej w hierarchii podpisów, ponieważ jego moc prawna jest równa mocy prawnej własnoręcznego podpisu.

Dokumenty opatrzone podpisami kwalifikowanymi zastępują dokumenty papierowe we wszystkich przypadkach, z wyjątkiem tych, gdy prawo wymaga posiadania wyłącznie dokumentu na papierze. Na przykład za pomocą takich podpisów obywatele mogą odbierać pisma urzędowe wyższej wagi, a także podpisywać kontrakty na terenie całej Unii Europejskiej.

Zalety podpisu elektronicznego

Stosowanie podpisów elektronicznych to przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Na przykład zwykły podpis elektroniczny, używany często przez korporacje, szyfruje korespondencje i wzbudza zaufanie wśród klientów firmy.

Zaawansowany podpis elektroniczny pozwala ustalić, przez kogo dokument został podpisany, a także wykryć fakt wprowadzenia do niego zmian po chwili jego podpisania. Osoba korzystająca z zaawansowanego podpisu może podpisywać e-dokumenty wystawione przez urzędy, a także w przypadku podpisu osobistego – dokumenty prywatne.

Ważną zaletą kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest niemożność jego sfałszowania oraz moc prawna. Dzięki niemu można podpisywać dokumenty nie tylko na terenie Polski, ale całej Unii Europejskiej.

Jak uzyskać podpis elektroniczny?

Otrzymanie podpisu elektronicznego zależy przede wszystkim od jego rodzaju. Podpisywanie elektroniczne dokumentów oferuje wiele firm, np. Yousign. Aby uzyskać zaawansowany podpis elektroniczny, należy zarejestrować się na profilu zaufanym. Kwalifikowany podpis elektroniczny świadczą nadzorowane przez Ministerstwo Cyfryzacji. Narodowe Centrum Certyfikacji stworzyło listę kontrahentów oferujących kwalifikowany podpis elektroniczny. Warto dodać, że usługa ta jest płatna, a jej cena zależy od urządzenia, na którym zapisywany zostaje podpis oraz od terminu jego ważności.