Odpowiednio zaplanowany pozwala zoptymalizować zyski i konsekwentnie realizować przyjętą politykę rozwoju. Każdy dobrze skonstruowany budżet musi charakteryzować się solidnymi fundamentami opartymi na realności, obiektywizmie oraz elastyczności. Jednocześnie jednak powinien on być również ambitny. W przeciwnym razie firma łatwo stracić może potencjalne korzyści.

Tworzenie rocznego budżetu jest złożonym procesem, który angażuje przedstawicieli wielu pracowników z różnych szczebli przedsiębiorstwa. Udział bierze w nim zarząd, dyrektorzy poszczególnych działów, kierownicy niższego szczebla, a nawet część szeregowych pracowników. Głównym zadaniem zarządu jest określenie strategii rozwoju. To na jej podstawie tworzona jest następnie polityka budżetowa.

Stworzenie spójnego i realistycznego budżety wymaga bliskiej współpracy kierowników różnych działów firmy. Wymagana jest więc koordynacja działań personelu różnych komórek organizacji oraz kontroli przepływu informacji między nimi. Budżet przedsiębiorstwa tworzy się przecież na podstawie budżetów cząstkowych. Ich konstrukcja uzależniona jest zaś od wielu czynników, w tym informacji, które kierownicy pozyskać muszą z innych działów firmy.

W pierwszej kolejności przy jego planowaniu należy wziąć pod uwagę dwa podstawowe czynniki: wydatki i wpływy. Podstawą dobrego budżetu jest skupienie się na liczbach i faktach, a nie subiektywnych odczuciach.

Budżetowanie jest procesem niezwykle pracochłonnym. Bez niego jednak organizacja nie mogłaby funkcjonować. Dlatego też należy traktować go priorytetowo. W praktyce najczęściej stosowane są dwa podstawowe sposoby tworzenia budżetu: budżetowanie zerowe i budżetowanie przyrostowe. Pierwsze z nich zakłada rokroczne tworzenie budżetu od podstaw, bez wykorzystywania budżetów z lat poprzedzających. Metoda ta wymaga od tworzących budżet osób sporego doświadczenia. Jest też czasochłonna.

Jednocześnie jednak ma jedną bardzo istotną zaletę: dzięki niej możliwe jest wyeliminowanie uproszczeń i nawyków z przeszłości. To z kolei może przełożyć się na poprawę funkcjonowanie całej firmy. Drugim popularnym modelem jest budżetowanie przyrostowe. Jak łatwo się domyślić, fundamentem jest tu oparcie się o wcześniejsze budżety. Bez wątpienia jest to podejście łatwiejsze i szybsze. Ma jednak jedną podstawową wadę: założenie, że w przyszłości będą kontynuowane przeszłe trendy.

Zawsze pamiętać trzeba, że podjęte przy konstruowaniu budżetu wysiłki nie idą na marne. Bez dobrze zaplanowanego, a przy tym elastycznego budżetu trudno wyobrazić sobie stabilny rozwój firmy czy utrzymanie płynności finansowej. Dzięki niemu łatwiej można monitorować przychody i wydatki oraz na bieżąco je analizować. Odpowiednio przeprowadzone budżetowanie pozwala na optymalizację kosztów, ujawnienie rezerw posiadanych zasobów i racjonalizację ich wykorzystania oraz identyfikację tzw. wąskich gardeł.

Łatwiej jest też osiągnąć stawiane organizacji cele. Zresztą warto pamiętać, że dobry budżet to taki, który nastawiony jest właśnie na realizacje celów przedsiębiorstwa. Inaczej będzie wyglądał budżet firmy, która chciałby rozszerzyć produkcję – co wiąże się np. z zakupem kosztownych maszyn i zatrudnieniem dodatkowych pracowników, a inaczej takiej, która skupić chce się przede wszystkim na spłaceniu zaciągniętych kredytów.

Jak już pisaliśmy, proces budżetowania jest czasochłonny. Kiedy powinno się go rozpocząć?

Większość firm rozpoczyna przygotowania do prac nad budżetem po zakończeniu sezonu urlopowego, czyli na przełomie września i października. Największe przedsiębiorstwa robią to jednak już wcześniej, gdyż czas potrzebny na właściwie przygotowanie tego kluczowego dla funkcjonowania firmy dokumentu zależy od jej wielkości. Mniejszym firmom wystarczy zaś mniej czasu, dlatego też często zaczynają one budżetowanie w listopadzie, a nawet grudniu. Przesunięcie budżetowania bliżej końca roku ma swoje zalety.

Przede wszystkim znane są już niemal kompletne wyniki na rok bieżący. To zaś pomaga we właściwym skorygowaniu popełnionych rok wcześniej błędów. Jednocześnie jednak zbyt późne podjęcie działań może skutkować tym, że firma wejdzie w nowy rok bez gotowego budżetu, a więc i opartej na liczbach strategii działań. Stąd też właściwym momentem do rozpoczęcia budżetowania jest według wielu ekspertów właśnie przełom września i października.

Przy omawianiu kwestii związanych z budżetem nie sposób wspomnieć o tym, że jest do doskonały moment, by pomyśleć o podwyżkach dla pracowników. – Jest to odpowiedni moment na zaplanowanie zmian w wynagrodzeniach pracowników, firmy chcą zorientować się jak płaci się na rynku, by móc uwzględnić ewentualne zmiany w planach na przyszły rok – mówi Iwona Belczyk, Opiekun Klienta z Działu Analiz i Raportów Płacowych AG TEST HR.

Pominięcie tego etapu budżetowania może firmę drogo kosztować. Oprócz utraty doświadczonego pracownika, któremu inny pracodawca zaproponował lepsze warunki, konieczne będzie przecież przeprowadzenie procesu rekrutacji, by zapełnić wakat. Biorąc pod uwagę rosnące koszty rekrutacji, lepiej od razu zorientować się, jak na rynku płaci się specjalistom w danej dziedzinie. Szczególnie, że uzyskanie tego typu informacji nie jest dziś większym problemem. Można na przykład skorzystać z wydawanych od 1999 roku Raportów Płacowych TEST.

Udostępnij ten post: