Korzystanie z faktur elektronicznych niesie ze sobą szereg korzyści. Jak zacząć korzystać z e-faktur zgodnie z przepisami?
Z faktur elektronicznych polscy przedsiębiorcy mogą korzystać już od lat. Po serii zmian w przepisach e-faktura jest obecnie jeszcze łatwiej dostępna dla każdej zainteresowanej nią firmy.
O czym warto pamiętać przy fakturowaniu elektronicznym?
Pod pojęciem takim jak e-faktura, czyli faktura elektroniczna znajduje się dokument elektroniczny mający cechy faktury. Dzięki niej możliwe jest rozliczanie podatku tak samo, jak ze zwykłą fakturą papierową.
W postaci elektronicznej można wystawiać:
Faktury elektroniczne niosą ze sobą szereg różnych korzyści dla przedsiębiorców – zarówno dla dużych firm, jak również dla osób samodzielnie prowadzących małą działalność.
Zalety wynikające ze stosowania faktur elektronicznych:
Chociaż e-faktura jest elektronicznym odpowiednikiem faktury papierowej i musi zawierać takie same informacje, to jednak należy pamiętać także o tym, że powinna ona spełnić dodatkowe wymogi zgodnie z obowiązującymi przepisami. Tylko wtedy będzie mogła stać się podstawą do rozliczenia podatku.
Zgodnie z przepisami e-faktura powinna spełnić następujące wymogi:
Warto przy tym wskazać, że e-faktura nie musi być opatrywana podpisami elektronicznymi sprzedającego i kupującego. Aby zapewnić odpowiednią autentyczność faktury elektronicznej, można zastosować wspomniane już systemy walidacji EDI – elektronicznej wymiany danych.
W przepisach nie znalazła się też informacja dotycząca formatu faktury elektronicznej. Aktualnie najczęściej wykorzystuje się dwa formaty, a mianowicie PDF i XML. Format XML pozwala na pełniejsze wykorzystanie zalet wynikających ze stosowania e-faktur.
Aby wysłać fakturę elektroniczną do odbiorcy, trzeba też uzyskać od niego zgodę na taką formę dokumentu. Może mieć ona postać zgody we wiadomości e-mail.
Faktury elektroniczne muszą być również odpowiednio przechowywane – przepisy wskazują, że konieczne jest właściwe oznaczenie faktury oraz jej sklasyfikowanie w archiwum. Także powinna być ona łatwo dostępna w razie kontroli.
Oczywiście, nie ma potrzeby tworzenia archiwów fizycznych, dlatego można oszczędzić dużo przestrzeni, a przy tym poprawić bezpieczeństwo dokumentów, które nie są wtedy w tak wysokim stopniu narażone na utratę w wyniku uszkodzenia, kradzieży.
Przedsiębiorcy mają do wyboru kilka form archiwizacji faktur, a mianowicie:
Aktualnie najbezpieczniejszym i także najwygodniejszym sposobem przechowywania e-faktur są dyski w chmurze. Wówczas przedsiębiorca może uzyskać dostęp do dokumentów z dowolnego komputera po zalogowaniu się na swoje konto. Nawet jeśli komputer firmowy ulegnie awarii, nie oznacza to utraty faktur. Ponadto jest to też usługa wspierana przez EDI.
Zatem e-faktura to dobry wybór dla każdej firmy – z nią można nie tylko oszczędzać czas i pieniądze, ale również korzystać z wielu innych zalet wynikających z e-fakturowania.
Tagi: e-faktura, finanse, firma, księgowość, podatki, prawo
Dodaj komentarz