Wirtualne biuro – czym jest i kiedy warto je wynająć?
Opublikowano: 23 czerwca 2021

Każda firma musi posiadać fizyczny adres, pod którym będzie zarejestrowana jej działalność. Jeszcze kilka lat temu freelancerzy i drobni przedsiębiorcy świadczący swoje usługi z domu byli zmuszeni jako siedzibę firmy wskazać własny adres zamieszczania. Dziś na szczęście nie jest to konieczne – w tym celu można bowiem wykorzystać wirtualne biuro, które pozwoli podnieść prestiż firmy oraz oddzieli działalność biznesową od miejsca zamieszkania. Co warto wiedzieć o rozwiązaniu, z którego korzysta coraz więcej przedsiębiorców w Polsce?

Wirtualne biuro w praktyce, czyli co to właściwie jest?

Wirtualne biuro to nowoczesna usługa, która została stworzona specjalnie z myślą o wszystkich przedsiębiorcach, którzy z różnych powodów nie posiadają własnego biura. Podstawowym jej elementem jest oferowanie fizycznego adresu, pod którym zarejestrowana będzie działalność gospodarcza i pod który będzie wpływała kierowana do niej korespondencja. Adres wirtualnego biura pojawia się we wszystkich miejscach, w których firma oferuje swoje usługi – na jej stronie internetowej, w ogłoszeniach, na materiałach reklamowych oraz w oficjalnych dokumentach.

Sam adres do korespondencji to jednak nie wszystko. Napływające do wirtualnego biura listy są odbierane przez jego pracowników a ich adresat informowany od korespondencji oczekującej na odbiór. Niektóre wirtualne biura oferują także dodatkowo usługę skanowania listów i ich przesyłania drogą elektroniczną do adresata, co pozwala szybko zapoznać się z korespondencją oraz trzymać rękę na pulsie odnośnie istotnych spraw związanych z działalnością gospodarczą.

Dodatkową, cenną usługą jest możliwość wykorzystania wirtualnego biura na prawdziwe spotkania. Taka opcja przydaje się w sytuacji, kiedy czeka nas spotkanie z ważnym klientem lub partnerem biznesowym i chcielibyśmy przyjąć go w biznesowym otoczeniu. Wirtualne biuro oferuje swoim klientom dostęp do profesjonalnie wyposażonych i zaaranżowanych sal, które można wykorzystać na spotkania biznesowe.

Kiedy warto skorzystać z usługi wirtualne biuro?

Wirtualne biuro to usługa dedykowana wszystkim profesjonalistom, którzy nie mogą lub nie chcą posiadać własnego biura. Najczęściej sięgają po nią freelancerzy, osoby pracujące zdalnie oraz początkujący przedsiębiorcy, którzy na danym etapie swojej działalności wolą inwestować dostępne środki finansowe w rozwój swojej działalności zamiast w wynajem fizycznego biura. Wirtualne biuro dostarcza nie tylko adresu do korespondencji, ale także pozwala lepiej chronić prywatność przedsiębiorcy – dzięki niemu osoby nieposiadające biura nie muszą upubliczniać adresu swojego zamieszkania.

Z wirtualnym biurem związana jest jeszcze jedna, istotna korzyść. Oferowane w ramach tej usługi adresy są zazwyczaj zlokalizowane w prestiżowych dzielnicach, które każdemu kojarzą się z profesjonalizmem. Posiadanie takiego firmowego adresu pozwala zwiększyć wiarygodność prowadzonej przez siebie działalności, podnieść jej prestiż oraz wyróżnić się na tle konkurencji, co ma szczególne znaczenie dla firm rozpoczynających lub intensywnie rozwijających swoją działalność. Jeśli dodamy do tego nieporównywalnie niższe ceny niż koszt wynajmu fizycznego biura, szybko okaże się, że wirtualne biuro jest opcją zdecydowanie wartą rozważenia.