Wezwanie do zapłaty – jak i kiedy je napisać oraz w jakiej sytuacji zastosować?
Opublikowano: 20 maja 2019

Prowadzenie własnej firmy wydaje się być świetną alternatywą chociażby dla pracy na etacie. Jest się szefem dla samego siebie, można decydować o kluczowych kwestiach firmy, swoim czasie pracy, a poza tym działalność się rozwija, przybywa klientów, a wraz z nimi pieniędzy.

Rzeczywistość to jednak bardzo często nie tylko same korzyści i przyjemności, a sama współpraca z kontrahentami nie zawsze wygląda tak kolorowo. Jedną z ciemnych stron jest zdecydowanie kwestia nieterminowości w płatnościach za towary i usługi. Czasami, szczególnie przy dużych kwotach lub wielu niesłownych kontrahentach, może doprowadzić to nawet do konieczności likwidacji firmy i poważnych problemów finansowych jej właściciela.

Gdy kontrahent nie opłaca zaległej już faktury

Wystąpienie na drogę sądową o zapłatę należności to ostateczność i niesie ze sobą dodatkowe koszty oraz stres co raczej nie wpływa pozytywnie na samopoczucie. Przed podjęciem tego kroku można posłużyć się innymi, nawet bezpłatnymi metodami, prowadzącymi do nakłonienia dłużnika do zapłaty należności. Jedną z nich jest wezwanie do zapłaty.

Jeszcze w 2011 roku wezwanie do zapłaty było obowiązkowym krokiem do podjęcia przed wystąpieniem na drogę sądową. Dziś, za sprawą nowelizacji kodeksu cywilnego, jest to dobrowolne, postrzegane jednak jako szansa dawana dłużnikowi i próba rozwiązania sytuacji bez wyciągania konsekwencji.

Ciekawostką jest jednak to, że zdarzały się sytuacje, w których sąd uznawał brak wezwania poprzedzającego sprawę jako zaniechanie ze strony wierzyciela i to jego obciążał kosztami sądowymi. Tym samym lepiej nie dawać sądowi pretekstu do orzekania naszej bierności.

Wezwanie do zapłaty – więcej szczegółów

Wezwanie do zapłaty jest jedną z metod postępowania kwalifikowanych do tzw. (1) miękkiej windykacji., którą szczególnie upodobali sobie pozabankowi pożyczkodawcy. To w zasadzie pierwszy krok, jaki można podjąć w stosunku do kontrahenta, który, mimo tego, że termin płatności minął, nadal nie uregulował swoich należności.

Takie wezwanie można napisać samemu, więc jedyne poniesione koszty będą stanowiły te za kopertę i znaczek na poczcie. W wielu przypadkach ten krok jest wystarczającym do odzyskania pieniędzy, ponieważ kontrahenci nie chcą mieć problemów z sądami i być obciążani np. kosztami procesu. Jest to też dobrą wiadomością dla przedsiębiorcy oczekującego na spłatę zadłużenia, ponieważ oszczędza jego czas i energię.

Kiedy można zastosować wezwanie do zapłaty?

Umowy z kontrahentami zawierają termin zapłaty należności za zakupiony towar lub usługę. Często jest on oddalony w czasie w stosunku do momentu ich dostarczenia. Nie jest regulowany przepisami czas, po upływie którego, licząc od terminu zapłaty, można lub trzeba wysłać takie wezwanie. Oznacza to, że przedsiębiorca sam decyduje o momencie, w którym je wysyła.

W zasadzie jednak nie jest to praktykowane w sytuacji dwu- lub trzydniowego opóźnienia. Z drugiej strony trudno sobie wyobrazić przedsiębiorcę, który zwleka z tym kilka miesięcy.

Naturalnym pytaniem, jakie może się pojawić, jest: Co jeśli to wezwanie okaże się nieskuteczne? Otóż można wysłać kolejne, a później następne, coraz bardziej sygnalizując zniecierpliwienie i wyciągnięcie konsekwencji. Przesadna ilość wezwań też właściwie mija się z celem.

Najczęściej działa tu zasada „do trzech razy sztuka”, więc po drugim lub maksymalnie trzecim wezwaniu kierowana jest do sądu sprawa przeciwko dłużnikowi. Nie ma jednak żadnego przepisu, podobnie jak w przypadku określenia momentu wysłania pierwszego pisma, który nakazywałby kierowania wymaganej ilości.

Można więc równie dobrze zwrócić się do sądu po pierwszym nieskutecznym wezwaniu. Należy pamiętać o tym, by wysłać je jako list polecony za potwierdzeniem odbioru. Przyda się ono jako drugi, obok treści wezwania, załącznik do pozwu.

W jaki sposób napisać wezwanie do zapłaty?

Decydując się na wysłanie pisma wzywającego do uregulowania należności można skorzystać np. z pomocy prawnika, który przygotuje treść takiego pisma lub nawet dodatkowo osobiście je wyśle. Oczywiście taka usługa to dodatkowe koszty, czasami całkiem duże, jak na takie pismo. W wielu przypadkach nie ma potrzeby ich ponoszenia. Równie dobrze można spokojnie przygotować napisać je samemu. Przepisy nie narzucają żadnego wzoru takiego pisma. Są jednak pewne informacje, które powinny się tam znaleźć.

Jak w przypadku każdego oficjalnego pisma także i to powinno zawierać informacje o dacie i miejscu jego sporządzenia. Wezwanie do zapłaty musi jednoznacznie wskazywać kto jest wierzycielem, a kto dłużnikiem, a zatem należy umieścić dane obu stron.

W przypadku firmy będzie to jej nazwa, adres i np. REGON lub numer KRS. Poza tym trzeba wskazać stosunek prawny, na podstawie którego występuje obowiązek zapłaty. Chodzi o okoliczności, które sprawiły, że po stronie kontrahenta wystąpiła konieczność uregulowania należności, np. faktura za towar lub usługę czy umowa o dzieło.

W piśmie powinno się też poinformować o kwocie, którą dłużnik musi zapłacić. Można wpisać same należności lub dodać do nich odsetki za zwłokę. Należy również wyznaczyć dłużnikowi termin, w jakim dług musi być uregulowany. Nie ma określonych ram czasowych, więc równie dobrze mogą to być 3 dni, jak i miesiąc. Z reguły wyznaczane jest 7-14 dni licząc od daty doręczenia wezwania.

Należności bardzo rzadko regulowane są w gotówce, częściej stosuje się przelewy bankowe. W treści powinny znaleźć się więc dane do przelewu takie jak Nazwa Odbiorcy, numer rachunku bankowego oraz tytuł przelewu.

Wezwanie do zapłaty należy formułować stanowczym językiem. Chcąc wywołać większość skuteczność czasami stosuje się też różnego rodzaju pogrubienia lub wyróżnienia kluczowych kwestii, takich jak np. termin lub konsekwencje.

Warto wspomnieć o tym czym skutkować będzie brak wpłaty w wyznaczonym terminie. Może to być zakończenie dalszej współpracy i brak możliwości nawiązania jej w przyszłości, zaprzestanie świadczenia usług i wysokie opłaty za ich przywrócenie, umieszczenie danych kontrahenta w ogólnopolskich i ogólnodostępnych bazach dłużników (jednym z przykładów jest BIG, czyli Biuro Informacji Gospodarczej), a także skierowanie sprawy do sądu.

Przypisy:

(1) https://www.e-busines.info.pl/sposoby-windykacji-pozyczkobiorcow/