System zarządzania dokumentami w firmie – dlaczego warto z niego korzystać?
Opublikowano: 31 marca 2020

Dokumenty stanowią nieodłączną część każdego procesu biznesowego. Pomimo postępu technologicznego oraz ogromnych możliwości, jakie dają nowoczesne rozwiązania informatyczne, wiele firm nadal korzysta z tradycyjnego modelu obiegu dokumentów w formie papierowej. Warto jednak rozważyć przejście na elektroniczny system zarządzania dokumentami, który pozwoli mieć lepszą kontrolę nad dokumentacją oraz podnieść poziom i wydajność funkcjonowania firmy.

Tradycyjne zarządzanie dokumentami i związane problemy

Postęp technologiczny jest dziś widoczny niemal w każdej sferze życia. Po nowoczesne rozwiązania mające na celu ułatwienie pracy oraz zwiększenie jej wydajności szczególne chętnie sięgają firmy, które dzięki narzędziom informatycznym chcą znacząco poprawić całokształt swojego funkcjonowania, podnieść jakość świadczonych usług oraz zwiększyć zyski.

Jeszcze kilkanaście lat temu wszystkie dokumenty firmowe musiały być przechowywane w formie papierowej. Wymagało to od każdego przedsiębiorstwa dodatkowych nakładów, w tym zapewnienia odpowiedniego miejsca do przechowywania dokumentów, wyznaczenia pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją oraz nakładów finansowych na utrzymanie całej struktury.

Tradycyjne zarządzanie dokumentami wiąże się z wieloma niedogodnościami. Przede wszystkim wymaga poświęcenia sporej ilości czasu, na który składa się m. in. porządkowanie dokumentacji, przeszukiwanie jej zasobów oraz poruszanie się po często bardzo rozbudowanym firmowym archiwum. Obowiązek ten spada na pracowników, którzy są zmuszeni tracić czas na wyszukiwanie dokumentów, co negatywnie wpływa na wydajność pracy całego przedsiębiorstwa oraz oddala ich od realizacji celów biznesowych i strategii firmy.

Dużym problemem jest także niski poziom bezpieczeństwa – dokumenty przechowywane w formie papierowej są bowiem szczególnie narażone na zniszczenie, zgubienie czy przeoczenie, co może skutkować negatywnymi, a często też bardzo kosztownymi konsekwencjami dla firmy. Dziś na szczęście, tradycyjne zarządzanie firmową dokumentacją powoli odchodzi do lamusa, oddając pałeczkę pierwszeństwa nowoczesnym systemom zarządzania dokumentami.

Czym jest system zarządzania dokumentami i co dobrego oferuje?

System zarządzania dokumentami to specjalne oprogramowanie, które zostało zaprojektowane i stworzone w celu ułatwienia wszystkim firmom codziennej pracy z ich dokumentacją. Z jego wdrożeniem wiążą się liczne korzyści, które będą odczuwalne zarówno dla całego przedsiębiorstwa, jego kadry kierowniczej, jak i samych pracowników.

Firmy korzystające z systemów zarządzania dokumentami szybko zauważą ogólny wzrost wydajności i produktywności swojego funkcjonowania, będą mogły lepiej kontrolować swój budżet, zmniejszyć wydatki oraz poprawić komunikację wewnętrzną. Kadra kierownicza skorzysta z kolei na lepszej kontroli pracy zespołu, poprawie terminowości realizowanych przez niego zadań oraz lepszym dostępie do informacji.

Sporo korzyści system zarządzania dokumentami oferuje także dla samych pracowników. Jego wdrożenie pozwoli bowiem odciążyć ich od wykonywania monotonnych i czasochłonnych czynności, które dzięki systemowi będą mogły być realizowane w sposób zautomatyzowany. Pozwoli to pracownikom w znacznie większym stopniu skupić się na zadaniach wymagających kreatywności i produktywności, szybciej realizować przypisane zadania oraz unikać błędów i pomyłek, do których często dochodzi podczas wykonywania powtarzalnych, prostych zadań.

System zarządzania dokumentami i związane z nim korzyści

System zarządzania dokumentami pozwala wyeliminować potrzebę przechowywania dokumentacji papierowej w siedzibie firmy. Wszystkie dokumenty posiadają bowiem swoją cyfrową kopię dostępną od ręki z poziomu komputera, co pozwala na przeniesienie archiwum z fizyczną dokumentacją na zewnątrz organizacji. Możliwość wprowadzenia odpowiednich uprawnień dostępu sprawia natomiast, że wrażliwe i poufne dane są lepiej chronione przed dostępem do nich niepowołanych osób niż ich niezabezpieczone systemowo odpowiedniki w wersji papierowej.

System zarządzania dokumentami skutecznie eliminuje także ryzyko zgubienia lub przypadkowego zniszczenia dokumentów – każdy z nich posiada bowiem swoją cyfrową kopię, która może zostać dodatkowo zabezpieczona przed przypadkowym wykasowaniem czy modyfikacją. Możliwość ustawienia przypomnień pozwala z kolei lepiej zadbać np. o terminy płatności faktur, co pozytywnie wpływa na terminowe realizowanie płatności oraz pozwala ograniczyć firmowe wydatki związane z koniecznością uregulowania karnych odsetek, jak również wpływa pozytywnie relacje z kontrahentami.

Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami pozwala każdej firmie skupić się na tym, co najważniejsze, czyli rozwoju oraz realizacji celów biznesowych. Pracownicy, którzy do tej pory musieli tracić cenny czas w godzinach pracy na przeszukiwanie firmowego archiwum mają znacznie ułatwione zadanie dotarcia do potrzebnych dokumentów, co pozwala im skupić się na realizacji ważniejszych zadań. Dostęp do dokumentów z poziomu komputera, możliwość ich wygodnej modyfikacji oraz przesłania innej osobie do niezbędnego minimum ogranicza pracę z dokumentacją pozwalając poprawić wydajność swojego codziennego funkcjonowania, zredukować opóźnienia oraz ograniczyć wydatki.