Program magazynowy – 7 przydanych funkcjonalności, które powinien mieć
Opublikowano: 31 sierpnia 2020

Jeżeli funkcjonowanie w naszej firmie opiera się na sprzedaży i prowadzeniu magazynu, stoi przed nami nie lada wyzwanie. Kluczem do prawidłowego zarządzania magazynem jest odpowiednia organizacja – pomoże w niej specjalne oprogramowanie.

Każdy magazyn wygląda inaczej, ma inny rozkład, różni się pod względem typu i ilości towarów, a różnicuje go również profil działalności firmy. Nie zmienia to faktu, że brak przemyślanego planu organizacji i koordynacji procesów magazynowych, może prowadzić do braku kontroli, strat i chaosu.

Po co inwestować w program magazynowy?

Przedsiębiorstwo handlowo-magazynowe powinno wszystko tak zorganizować, by przebieg łańcucha dostaw, sposób pracy, czy układ towarów na regałach zapewniał przejrzystość i ergonomię. Nie trudno się domyślić, że im większy magazyn i bardziej zaawansowane procesy, tym całość jest trudniejsza i bardziej skomplikowana do zorganizowania. Kartki papieru, czy pliki Excela będą niewystarczające. I właśnie w tym miejscu na arenę wkracza specjalny program magazynowy, który jest odpowiedzią na wszystkie bolączki związane z zarządzaniem i koordynowaniem procesów magazynowych. W zależności od specyfiki działalności cechy i funkcjonalności programu, jakich potrzebuje firma, będą nieco inne.

Najważniejsze funkcjonalności

Chociaż szczegółowe funkcje, na których obecność zwraca uwagę przedsiębiorstwo, mogą się różnić, jest kilka podstawowych, jakie są niezbędne do pracy magazynu. Co do nich należy?

Zarządzanie dokumentacją. Mowa przede wszystkim o możliwości generacji dokumentów WZ, generowania faktur, czy proform.
Nadzór na stanem towarów i ich lokalizacją. Magazyn jest ściśle związany z działem handlowym. Dane na temat tego, w jakiej ilości towary są na stanie, mogą być kluczowe podczas kontaktu z Klientem. Mało tego, aby realizacja zamówienia przebiegała sprawniej, pracownik magazynu powinien mieć od razu informacje, w którym miejscu i na której półce produkt się znajduje.
Nadanie towarom odpowiedniego statusu. Informacja o tym, czy towar jest uszkodzony, zamówiony, czy zarezerwowany, pomoże nie tylko lepiej nadzorować stany magazynowe, ale pozwoli uniknąć niepotrzebnych nieporozumień.
Analizy i generowanie raportów. Ta funkcjonalność przyda się nie tylko podczas remanentu. Umiejętne wykonanie analizy pozwoli na ocenę stanu faktycznego, zaproponowanie odpowiednich działań sprzedażowych i wyciągnięcie wniosków na przyszłość.
Informacje o dostawach i odbiorach. To również absolutna podstawa – pozwala zapanować wcześniej można przygotowanie miejsca na półkach lub towaru, po który zgłosi się Klient.
Przyjmowanie i rozmieszczanie towarów. Nie chodzi o fizyczne ustawienie w magazynie. Liczy się czas, w jakim można je wprowadzić do komputera i zaplanować dla nich miejsce.
Integralność z innymi systemami. Jeżeli przedsiębiorstwo korzysta już z innych programów, to program magazynowy powinien mieć opcję integracji. Powinien łączyć się z oprogramowaniem na przykład do obsługi sklepu internetowego.

Czy wszystkie programy zawierają takie funkcje?

Przedstawiliśmy najważniejsze z nich, są to jednak przykłady funkcji dobrych programów magazynowych, które mogą być znacznie bardziej rozbudowane. Wystarczy spojrzeć na oprogramowanie enova365. Nie tylko można korzystać z opcji wymienionych wyżej, ale uzupełnić program o dowolne funkcjonalności, jakie będą potrzebne w przedsiębiorstwie. Mowa tutaj np. o aplikacji mobilnej CRM dla handlowca, który widzi i kontroluje stany magazynowe.