• Menu

    Optymalizacja kosztów prowadzenia biura

    Prowadzenie biura może być kosztowne. Sam najem powierzchni biurowej bywa sporym obciążeniem budżetu małych i średnich przedsiębiorstw, a przecież oprócz niego konieczne jest utrzymanie biura – opłata rachunków za media, sprzątanie, materiały eksploatacyjne, zaopatrzenie kuchni pracowniczej i tak dalej.

    Dlatego optymalizacja kosztów prowadzenia biura staje się jednym z ważniejszych tematów dla polskich przedsiębiorców. Podpowiadamy, w jaki sposób można ją przeprowadzić.

    Optymalizacja kosztów

    Optymalizacja kosztów może mieć bardzo różne oblicza

    Pandemia koronawirusa, która w przypadku wielu firm wymusiła przejście na tryb pracy zdalnej, pokazała jednocześnie, że biuro często nie jest koniecznym elementem sprawnego prowadzenia działalności gospodarczej. W poprzednich dekadach utarło się myślenie, że biuro ma charakter reprezentacyjny, że jest jednym z elementów budowania renomy firmy, a do tego jest konieczną przestrzenią wykonywania oferowanych usług przez pracowników. Sytuacja sanitarna wymusiła przetestowanie tego założenia i okazało się ono – w przypadku części firm – błędne. Działanie w trybie zdalnym, z wyłączeniem biura, wcale nie odbiło się negatywnie na obrotach firmy, a w pewnych przypadkach miało nawet pozytywny wpływ. W tej sytuacji część przedsiębiorców postanowiła zachować zdalny tryb pracy, jednocześnie rezygnując z prowadzenia i utrzymania stałego biura. Wzrosło także zainteresowanie wynajmem niewielkich przestrzeni biurowych z dostępem do potrzebnego zaplecza technicznego i sal konferencyjnych. Jest to bez wątpienia optymalizacja kosztów, którą warto rozważyć, choć nie we wszystkich rodzajach działalności będzie ona możliwa.

    Często podejmowaną alternatywą są ekologiczne rozwiązania w biurze. Mogłoby się wydawać, że ekologiczne biuro to żadna optymalizacja kosztów, ale współcześnie ekologia i ekonomia idą często ręka w rękę. Dlaczego? Ekologia polega między innymi na rozważnym gospodarowaniu zasobami, a zużywanie zasobów w firmie to koszta. Jeśli zatem ograniczymy zużycie wody czy prądu, wyjdzie nam to na dobre – przy płaceniu rachunków za te media. Czy optymalizacja kosztów poprzez ekologiczne rozwiązania w biurze jest trudna? I tak, i nie.

    Ekologiczne biuro może bowiem oznaczać wiele rzeczy. Możemy brać pod uwagę sam kształt bryły budynku, w którym znajduje się biuro – im prostsza, tym mniej traci ciepła, więc rachunki za ogrzewanie będą niższe, jednak przebudowa bryły budynku zwykle nie wchodzi w grę. Podobnie okno energooszczędne może pozytywnie wpływać na bilans cieplny pomieszczenia, ale wymiana okien też nie zawsze jest możliwa czy opłacalna. Jest jednak wiele innych zmian, które możemy wprowadzić niskim kosztem lub w ogóle bezkosztowo.

    Ekologiczne biuro zawiera się też w zachowaniach pracowników

    Czy Twoi pracownicy uruchamiają zmywarkę do naczyń tylko wtedy, gdy jest w pełni załadowana i wybierają na niej tryb ekonomiczny/ekologiczny? Jeśli nie, warto ich poinstruować, może nawet wydrukować stosowną informację i przywiesić obok zmywarki.

    Ale jeśli o drukowanie chodzi, to jest to zazwyczaj możliwość sporych oszczędności. Jeśli obieg dokumentów w biurze jest intensywny – a w wielu biurach tak właśnie jest – warto go przeanalizować. Często znaczną redukcję kosztów można uzyskać, zmniejszając rozmiar fontu na drukowanych dokumentach, zmniejszając marginesy czy obligując pracowników do druku dwustronnego. Te zachowania są w swej naturze także ekologiczne, bo ograniczają zużycie papieru. Sam papier można zakupić z odzysku, natomiast jeszcze lepsza optymalizacja kosztów to rezygnacja z obiegu dokumentów w tradycyjnej formie i jej zamiana na formę cyfrową – także składowanie dokumentów jako plików komputerowych jest łatwiejsze i zajmuje zdecydowanie mniej miejsca.

    Istnieje wiele firm, które pomagają w optymalizacji kosztów poprzez porządkowanie dokumentów w sposób cyfrowy. Na szczególną uwagę zasługuje jednak Baseline, w pełni zautomatyzowany program, który zajmuje się elektronicznym obiegiem dokumentów: https://www.baseline.pl/obieg-dokumentow/

    Optymalizacja kosztów, jaką daje ekologiczne biuro, wynika także z inwestycji na przykład w żarówki energooszczędne, które mogą kosztować nieco więcej, ale w dłuższej perspektywie pozwalają obniżyć rachunki za prąd.

    Oszczędność prądu, wody, papieru sprawia, że nasze nowe ekologiczne biuro jest tańsze w utrzymaniu, a to korzyść podwójna – i dla nas, i dla planety.

    Dodaj komentarz

    Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

    Artykuły powiązane

  • Subskrybuj Nasz Biuletyn

  • Kategorie

  • Subskrybuj Nasz Biuletyn

  • Polecane