Dlaczego mała firma powinna korzystać z baz danych?
Opublikowano: 8 października 2022

Niewielkie firmy często doskonale radzą sobie bez korzystania z baz danych. Ich klienci to z reguły osoby bardzo dobrze znane przez pracowników i właścicieli. To sprawia, że nie trzeba nigdzie gromadzić informacji na ich temat, aby budować długotrwałe relacje.

Takie dane bardzo łatwo zapamiętać i bez problemu można je przekazać kolejnym pracownikom. Jednak celem każdego przedsiębiorstwa jest stały rozwój. Dlatego warto od początku korzystać z bazy danych firm, aby potem nie było żadnych problemów.

Małe firmy z reguły korzystają z Excela

Małe firmy rzadko korzystają z baz danych, a informacje z reguły gromadzą w różnych zeszytach albo nawet we własnych głowach. Na początku jest łatwo, ale z czasem to utrzymanie porządku takich danych staje się niemożliwe. Dlatego wielu właścicieli decyduje się skorzystać z metod elektronicznych.

Wówczas wybiera Excel, aby nie generować dodatkowych kosztów. Jednak warto pamiętać, na początku takie rozwiązanie może wystarczyć, ale z czasem trzeba pomyśleć o lepszym sposobie na przechowywanie danych. Jest kilka sygnałów, które świadczą o tym, że Excel przestaje być dobrym narzędziem dla naszej firmy.

Pojawiają się trudności ze znalezieniem potrzebnych informacji w Excelu

Na początku w naszej bazie danych znajdują się takie dane, jak imię, nazwisko, dane kontaktowe oraz kilka podstawowych informacji o kliencie. Jednak z czasem pojawia się coraz więcej notatek, a ich zlokalizowanie staje się coraz trudniejsze. Niestety Excel to nie jest dobre narzędzie na utrzymanie porządku w bazie danych. Dlatego, gdy zyskujemy coraz więcej klientów i zatrudniamy nowych pracowników, warto pomyśleć o nowoczesnych bazach danych.

W Excelu często brakuje istotnych informacji

Jest wiele informacji, które wydają nam się tak banalne, że nie widzimy sensu wprowadzać ich do arkusza informacyjnego. Takie dane przechowujemy w pamięci. Jednak czasem mogą one nam wylecieć z głowy, a jeszcze trudniej robi się, gdy klienta przejmuje inny pracownik. Wówczas możemy nie być w stanie przekazać mu wszystkich potrzebnych informacji. Z pomocą przychodzą systemy danych, które przechowują nawet najmniej istotne szczegóły i automatyzują ich przekazywanie.

Chcesz wprowadzić nowe funkcje podczas pracy z danymi

Bazy danych pozwolą nam pracować nad zgromadzonymi informacjami w taki sposób, w jaki nigdy nie uda nam się tego zrobić w Excelu. Dzięki nim możemy umieszczać kontakty w zorganizowanych grupach, a także podpinać strategie mailowe do określonych klientów. To znacznie rozszerza nasze możliwości podczas pracy nad danymi i ułatwia funkcjonowanie naszej organizacji.

Zatrudniasz coraz więcej pracowników

Do tej pory tylko Ty pracowałeś nad relacjami z klientami, więc nie musiałeś przekazywać nikomu żadnych danych. W małych firmach proces zatrudniania pracowników to etap szczególnego chaosu, w którym pojawiają się pytania, w jaki sposób przekazać ważne dane. Najłatwiej będzie przejść przez ten proces, gdy informacje znajdują się w odpowiednim systemie, ponieważ przekażemy je w sposób automatyczny.

Materiał przygotowany przy współpracy z właścicielem bazy firm DMSales