Archiwizowanie danych firmowych nie musi być trudne
Opublikowano: 14 grudnia 2017

Przeglądanie cyfrowych archiwów z danymi jest niezwykle prostą i bardzo intuicyjną czynnością, zwłaszcza kiedy taka baza jest dokładnie opisana i posiada rozbudowaną wyszukiwarkę. Jednak aby powstało cyfrowe archiwum, należy najpierw je stworzyć z papierowej wersji.

A to oznacza nierzadko wręcz tony pudeł z wydrukowanymi dokumentami, które trzeba przeskanować, wgrać do systemu, opisać i zatwierdzić. Zadanie długotrwałe, wymagające, ale wcale nie takie trudne, jak się mogłoby wydawać.

Proces archiwizacji

Nie jest trudne, ponieważ cały proces opiera się wyłącznie na czterech prostych krokach. Problematyczna może być tylko jego długość: jeśli archiwum jest duże i zawiera dane z wielu lat, jego cyfryzacja może zająć nawet długie miesiące. Można to skrócić w prosty sposób: przenosząc część pracowników do zadań archiwizacyjnych lub wynajmując firmę, która specjalizuje się w tego typu zadaniach. Najwięcej czasu zajmuje samo zeskanowanie dokumentu w formie papierowej; w zależności od rodzaju posiadanych skanerów lub urządzeń skanujących przetworzenie jednej strony formatu A4 to kwestia około pół minut do minuty. Coraz częściej stosuje się jednak zautomatyzowane skanery, do których wystarczy włożyć luzem plik dokumentów (nie mogą być w teczkach, oprawach, złączone spinaczami lub zszywkami) a skaner sam je zeskanuje i automatycznie wgra do komputera i trafi on w obieg dokumentów

Opisywanie dokumentu

Krokiem drugim jest właściwe opisanie otrzymanego w ten sposób dokumentu, który jest już dostępny w formie cyfrowej. Kod do opisywania może być różny w zależności od firmy; zamierać informację o typie dokumentu (faktura, umowa itp.), danych osobowych, na które został wystawiony (imię, nazwisko, numer klienta), krótki opis zawartości lub notatki własne. Dzięki szczegółowemu opisowi będzie można taki elektroniczny dokument odpowiednio sklasyfikować, przenieść do właściwego archiwum docelowego, a następnie łatwo go odszukać.

Zatwierdzenie danych

Na samym końcu całego procesu odbywa się zatwierdzenie wprowadzonych dokumentów i przeniesienie ich do archiwum. Na tym etapie odpowiedzialny za to pracownik – najczęściej kierownik projektu – sprawdza poprawność wprowadzonych danych w opisie oraz jakość utworzonego skanu. Jeśli dokument jest nieczytelny, źle zeskanowany, należy powtórzyć skan i dopiero wtedy cyfrowa kopia jest przenoszona do archiwum i zatwierdzana. Dzięki temu unika się nieprzyjemnych pomyłek, gdy w dokumencie brakuje części informacji lub jest on niemożliwy do odczytania. Kiedy dokument zostanie zatwierdzony, staje się od razu dostępny w całym systemie; mogą go przeglądać użytkownicy z uprawnieniami i w każdej chwili wprowadzać zmiany lub poprawki do jego opisu.