Biuro rachunkowe czy księgowy na etacie – czym się kierować podejmując decyzje?
Opublikowano: 6 grudnia 2021

Każdy przedsiębiorca musi odpowiedzieć sobie na jedno bardzo ważne pytanie, komu powierzyć obowiązki związane z finansami firmy. Zatrudnić księgowego czy skorzystać z usług biura rachunkowego. Decyzja powinna być podjęta w oparciu aktualną sytuację w jakiej znajduje się firma. W poniższym artykule przedstawiamy najważniejsze wady i zalety podjęcia współpracy z profesjonalnym biurem rachunkowym, a zatrudnieniem wykwalifikowanego księgowego.

Zalety zatrudnienia księgowego w firmie

Podjęcie decyzji, o utworzeniu stanowiska i rekrutacji księgowego w firmie, jest rozwiązaniem bardzo wygodnym. Przede wszystkim zyskujemy wykwalifikowanego pracownika, który kontroluje wykonanie najważniejszych obowiązków związanych z finansami przedsiębiorstwa. Zatrudnienie księgowego na etacie w przedsiębiorstwie sprawi, że będzie się orientować w sytuacji firmy na bieżąco. Wyjątkowo wygodna jest możliwość skorzystania z jego wiedzy zawsze, gdy obecny będzie w pracy. Współpracując z nim bezpośrednio, łatwiej jest upewnić się, że pieczę nad najważniejszymi dokumentami finansowymi sprawuje nasz zaufany pracownik.

W razie nagłych i nieprzewidzianych okoliczności, w których potrzebny jest dostęp do dokumentów, mamy je pod ręką w biurze. Jeżeli wiemy, że będziemy mieć wiele zadań do przekazania księgowemu lub chociażby spore ilości faktur, to warto poważnie rozważyć utworzenie nowego stanowiska pracy.

Jeśli jednak zależy nam na księgowym, ale brakuje nam obowiązków, by wypełnić pełen etat, możemy znaleźć wśród pracowników kandydata i zaoferować mu szkolenie księgowości z ekspertem. Dzięki temu niewielkim kosztem możemy zyskać specjalistę, który dobrze zna realia firmy.

Minusy księgowego na etacie

Mimo wielu zalet, które płyną z obecności księgowego etatowo w firmie, istnieją również takie sytuacje, gdy zatrudnienie go nie będzie opłacalne. Takie może być w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych i niektórych mikroprzedsiębiorstw. Utworzenie nowego etatu wiąże się z oczywistymi kosztami jego utrzymania. Należy liczyć się z tym, że dobry księgowy może mieć określone oczekiwania finansowe, które będzie trzeba pokryć. Tworząc nowe stanowisko pracy, należy zapewnić niezbędny sprzęt oraz dedykowane programy księgowe.

Po dodaniu wszystkich wydatków może się okazać, że usługi biura rachunkowego będą dużo korzystniejsze finansowo. Solidnie przeprowadzony proces rekrutacji może być czasochłonny. Wymaga też odpowiedniego przygotowania procesu rekrutacji, jeśli zależy nam, aby wybrać właściwą osobę do powierzenia dostępu i opieki nad ważnymi dokumentami firmowymi.

Jeśli nie jesteśmy w stanie wypełnić zadaniami pełnego etatu, może nie być to opłacalne okolicznościami. Zwróćmy też uwagę na odpowiedzialność finansową za ewentualnie popełnione błędy. W przypadku zatrudnienia księgowego na umowę odpowiada on za ewentualne szkody wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków. Maksymalna wysokość odszkodowania określona jest przez przepisy prawa pracy i wartość trzymiesięcznego wynagrodzenia.

Korzyści płynące z wyboru profesjonalnego biura

Koszt związany z usługami, oferowanymi przez profesjonalne biura rachunkowości, w wielu przypadkach może okazać się znacznie korzystniejszy niż zatrudnianie specjalisty wewnątrz firmy. Oczywiście również i tutaj decyzja powinna zależeć od indywidualnej sytuacji i potrzeb przedsiębiorstwa. Jeżeli pewne jest, że pracy dla specjalisty nie będzie wiele, to koszt obsługi księgowości przez biuro może być bardzo atrakcyjny.

Dużym plusem jest obowiązek posiadania ubezpieczenia OC. Zabezpieczania, które może wypłatę odszkodowania nawet w całości. Aby jednak mieć pewność, że biuro weźmie odpowiedzialność za ewentualne błędy i zaniedbania, należy uwzględnić zakres zleconych obowiązków w umowie. Jeśli odpowiednio skonstruujemy umowę, będziemy mieli prawo do żądania zaspokojenia roszczenia, powstałego z winy biura. Warto dodać, że w większości biur rachunkowych pracownicy biorą udział w szkoleniach. To bardzo dobra praktyka w tej branży, ponieważ prawo podatkowe stale się zmienia.

Biuro rachunkowe – wady

Znalezienie dobrego biura rachunkowego, nie zawsze będzie proste. Na rynku dostępnych jest wiele firm, jednak sposób i ich kultura współpracy może niemiło zaskoczyć. Jest to powód, dla którego warto zastanowić się, czego dokładnie oczekujemy, zanim przystąpimy do zawarcia umowy. Najlepszą opcją jest uwzględnienie przedmiotu umowy wraz ze szczegółami.

Problemy, na jakie potencjalnie możemy natrafić to między innymi utrudniony kontakt z obsługą finansową naszej firmy. Co to może oznaczać? Że w pilnych sytuacjach nie zostanie nam udzielona niezbędna pomoc. Jeżeli biuro nie oferuje dostępu do dokumentów online, to istnieje ryzyko, że uzyskamy do nich dostępu w sytuacji nagłej potrzeby. Konieczność dopłat za usługi nieuwzględnione umową.

Ostatecznie – jeśli mamy ogromnie ilości faktur i często potrzebujemy konsultacji, powinniśmy sprawdzić, z jakimi kosztami będzie wiązać się obsługa naszej firmy i czy nie lepiej jednak zatrudnić księgowego w siedzibie swojej firmy.

Nie da się jednoznacznie ocenić, co jest lepszym wyborem, ponieważ odpowiedź zawsze uzasadniona jest od indywidualnych potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa. Niezależnie od wyboru należy skupić się na odpowiednich kwalifikacjach i aktualnej wiedzy finansowej.

Jest jeszcze jedna możliwość, możemy zapytać znajomych przedsiębiorców, o polecenie sprawdzonych i pewnych specjalistów. Zyskamy gwarancję, że oddaliśmy opiekę sprawy finansowe firm w dobre ręce.