Organizacja pracy w związku z pandemią koronawirusa
Opublikowano: 17 kwietnia 2020

Jak zadbać o bezpieczeństwo pracowników w dobie epidemii COVID-19? Kto kieruje na kwarantannę? Czy pracodawca może zwolnić pracownika? Jak zredukować godziny pracy pracownika lub obniżyć mu pensję? Jakie procedury pracodawca może zastosować w swojej firmie, by zachować ciągłość jej działania?

Obowiązująca od 8 marca 2020 r. ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (zwana dalej: „Ustawą”) wprowadziła możliwość polecenia pracownikom wykonywania tzw. pracy zdalnej. Z kolei nowelizacja Ustawy wprowadzająca tzw. tarczę antykryzysową dała pracodawcom możliwość redukcji wynagrodzeń oraz ograniczenia godzin pracy swoich pracowników, a także prawo ubiegania się o dofinansowanie tych zredukowanych wynagrodzeń z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. W każdym przypadku pracodawca powinien jednak zwrócić szczególną uwagę na bezpieczeństwo pracowników. Pracodawca jest bowiem obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy uwzględnieniu skali zagrożenia.

Polecenie pracy zdalnej

Jednym ze sposobów na zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa w dobie epidemii COVID-19 jest polecenie im wykonywania pracy zdalnej. Praca zdalna rozumiana jest jako praca określona w umowie o pracę wykonywana poza miejscem jej stałego wykonywania przez czas oznaczony. Przesłanki polecenia pracownikowi pracy zdalnej są szerokie (polecenie pracy zdalnej musi nastąpić w celu zwalczania zakażenia, zapobiegania rozprzestrzenianiu się, profilaktyki oraz zwalczaniu skutków, w tym społeczno-gospodarczych, choroby COVID-19), więc w praktyce każdy pracodawca może polecić swoim pracownikom pracę zdalną.

Co oznacza wykonywanie pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania? Oznacza to, że pracodawca nie może powierzyć pracownikowi wykonywania innej rodzajowo pracy niż ta określona w umowie o pracę, nie może także wypłacić mu z tego względu niższego wynagrodzenia – ewentualnej zmiany warunków zatrudnienia czy stałego rozkładu czasu pracy można dokonać za pomocą porozumienia zmieniającego warunki płacowe lub za pomocą wypowiedzenia zmieniającego. Pamiętać jednak należy, że w przypadku braku zgody pracownika na zmienione warunki pracy, umowa z pracownikiem ulega rozwiązaniu. Wykonywanie pracy zdalnej poza miejscem jej stałego wykonywania oznacza, że pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy zdalnej także w innym miejscu niż dom pracownika. Co więcej, zgodnie z wyjaśnieniami Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), w wypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, obowiązkiem pracodawcy jest wyznaczenie pracownikowi innego miejsca wykonywania pracy zdalnej.

Wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej w wypadku takiego polecenia pracodawcy wydanego w związku z zagrożeniem COVID-19 jest obowiązkiem pracownika. Odmowa wykonania polecenia pracodawcy może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej. Nic nie stoi na przeszkodzie temu, aby także pracownik wnioskował u pracodawcy o zezwolenie na wykonywanie pracy zdalnej, ale taki wniosek nie wiąże pracodawcy.

Ustawa nie wskazuje formy polecenia pracy zdalnej. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że takie polecenie może zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. Jednak w interesie zarówno pracownika, jak i pracodawcy jest potwierdzenie faktu polecenia pracy zdalnej (np. pismo skierowane do pracownika, służbowy e-mail).

Wprowadzenie przestoju

W sytuacji gdy pracodawca zmuszony jest zamknąć zakład pracy (lub jego część), a nie ma możliwości polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej, pracownikowi za czas niewykonywania pracy nadal będzie przysługiwało wynagrodzenie (wynagrodzenie za czas przestoju). Za przestój uważana jest przerwa w pracy spowodowana przeszkodami z przyczyn dotyczących pracodawcy. Państwowa Inspekcja Pracy uznała, że taką przyczyną jest także konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania COVID-19. PIP uznała tę przyczynę za przyczynę dotyczącą pracodawcy, mimo że przez niego niezawinioną. Zastosowanie znajdzie tutaj art. 81 § 1 Kodeksu pracy. Z przepisu tego wynika, że pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli ww. składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – pracownikowi przysługuje 60% wynagrodzenia (dotyczy to m.in. pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie akordowe lub prowizyjne). W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Pracodawca może na czas przestoju powierzyć pracownikowi inną odpowiednią pracę, za której wykonanie przysługuje wynagrodzenie przewidziane za tę pracę, nie niższe jednak od wynagrodzenia ustalonego zgodnie z art. 81 § 1 Kodeksu pracy.

Objęcie pracownika przestojem ekonomicznym lub obniżenie wymiaru czasu pracy

Zgodnie ze znowelizowaną w dniu 31 marca 2020 r. Ustawą, przedsiębiorca, w celu dofinansowania wynagrodzeń pracowników objętych przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy w następstwie wystąpienia COVID-19, może wystąpić z wnioskiem o przyznanie świadczeń finansowanych z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Dofinansowanie przysługuje przedsiębiorcy, u którego w następstwie wystąpienia COVID-19 wystąpił spadek obrotów rozumiany jako spadek sprzedaży towarów lub usług nie mniej niż o 15%, obliczony jako stosunek łącznych obrotów w ciągu dowolnie wskazanych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych przypadających po dniu 1 stycznia 2020 r. w porównaniu do łącznych obrotów z analogicznych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych roku poprzedniego lub nie mniej niż o 25%, obliczony jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego przypadającego po dniu 1 stycznia 2020 r. w porównaniu do obrotów z miesiąca poprzedniego oraz który nie zalegał w regulowaniu zobowiązań podatkowych, składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz lub Fundusz Pracy do końca III kwartału 2019 r., a także wobec którego nie zachodzą przesłanki do ogłoszenia upadłości. Przesłanki powyższe muszą zostać spełnione łącznie.

Warunkiem uzyskania dofinansowania jest uprzednie objęcie pracownika przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy. Z kolei warunkiem objęcia pracownika przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy jest uprzednie wprowadzenie takiego trybu wykonywania pracy oraz ustalenie jego warunków. Jak to zrobić? Wprowadzenie trybu wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego lub obniżonego wymiaru czasu pracy ustala się w porozumieniu, które pracodawca zawiera ze związkami zawodowymi albo z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeśli nie działają związki zawodowe. Oznacza to, że w pierwszej kolejności pracodawca powinien skupić się na wynegocjowaniu takiego porozumienia ze stroną społeczną, która może skutecznie zablokować wprowadzenie takiego trybu pracy, a tym samym pozbawić pracodawcę możliwości skorzystania z dofinansowania z FGŚP. Jeżeli jednak uda się dojść do konsensusu, kopię porozumienia pracodawca przekazuje właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.

Pracownikowi objętemu przestojem ekonomicznym pracodawca wypłaca wynagrodzenie obniżone nie więcej niż o 50%, które w każdym przypadku nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy danego pracownika. Wynagrodzenie to jest dofinansowywane ze środków FGŚP do wysokości 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę (tj. do kwoty 1.300 zł).

Pracodawca może także obniżyć wymiar czasu pracy pracownika o 20%, ale nie więcej niż do 0,5 etatu, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie pracownika nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę. Wynagrodzenie to jest dofinansowywane ze środków FGŚP do wysokości połowy wynagrodzenia pracownika, jednak nie więcej niż w wysokości 40% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z poprzedniego kwartału (obecnie nie więcej niż 2.079,43 zł).

Uwaga! Zgodnie z projektem tzw. tarczy antykryzysowej 1.1. (ustawa o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2), która została przyjęta przez Sejm w nocy, 16 kwietnia 2020 r., obniżenie wymiaru czasu pracy będzie mogło nastąpić maksymalnie o 20% (a nie dokładnie o 20%), a więc np. o 10%, jeżeli taka redukcja będzie dla pracodawcy wystarczająca. Ustawa czeka obecnie na podpis Prezydenta. Co istotne, nowelizacja skraca także okres, w którym pracodawca nie może rozwiązać stosunku pracy z pracownikiem objętym dofinansowaniem wyłącznie do okresu korzystania ze wsparcia (obecnie zakaz ten dotyczy także okresu przypadającego po okresie korzystania ze wsparcia, nie dłużej niż przez 3 miesiące).

Pracodawca środki z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych otrzyma zarówno na pokrycie ww. części wynagrodzenia pracownika jak i części składek ZUS, tj. składek na ubezpieczenia społeczne od dofinansowanej części wynagrodzeń pracowników, należne od pracodawcy. Co ważne, dofinansowanie przysługuje nie tylko na pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale także na podstawie umowy o pracę nakładczą, umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług.

Dofinansowanie będzie przysługiwało przez trzy miesiące. Należy pamiętać, że pomoc nie będzie udzielana automatycznie, tylko na wniosek. Wnioski mogą być składane elektronicznie do dyrektorów Wojewódzkich Urzędów Pracy. Zgodnie z ww. nowelizacją, dofinansowanie ma przysługiwać od miesiąca, w którym wniosek zostanie złożony, a nie od daty złożenia wniosku.

W przypadku spadku obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 przedsiębiorcy (mikroprzedsiębiorcy, małemu oraz średniemu przedsiębiorcy) dofinansowanie części kosztów wynagrodzeń pracowników oraz należnych od tych wynagrodzeń składek na ubezpieczenia społeczne może przyznać także starosta (Powiatowy Urząd Pracy) – bez konieczności obejmowania pracowników przestojem ekonomicznym czy obniżonym wymiarem czasu pracy. Jednak złożenie wniosku o to dofinansowanie będzie możliwe dopiero po ogłoszeniu naboru przez Dyrektora właściwego Powiatowego Urzędu Pracy.

Modyfikacja warunków zatrudnienia

Ustawa umożliwia pracodawcom ponadto modyfikację warunków zatrudnienia w celu zachowania miejsc pracy. U pracodawcy, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych w następstwie wystąpienia COVID-19 dopuszczalne jest ograniczenie nieprzerwanego odpoczynku dobowego do nie mniej niż 8 godzin oraz nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego do nie mniej niż 32 godzin, obejmującego co najmniej 8 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Pracodawca może także zawrzeć ze związkami zawodowymi albo z przedstawicielami pracowników porozumienie o wprowadzeniu systemu równoważnego czasu pracy, w którym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin oraz porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę zawartych z tymi pracownikami, w zakresie i przez czas ustalone w porozumieniu.

Udzielenie pracownikowi zaległego urlopu

Jeżeli zapotrzebowanie na pracę danego pracownika jest w okresie epidemii COVID-19 zmniejszone, pracodawca może udzielić pracownikowi zaległego urlopu. Przepis art. 168 Kodeksu pracy stanowi, że urlopu zaległego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W wypadku zatem, gdy pracownik ma niewykorzystany zaległy urlop, pracodawca musi mu tego urlopu udzielić we wskazanym wyżej terminie i nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu (tak: wyrok Sądu Najwyższego z 2 września 2003 r., sygn. akt I PK 403/02; wyrok Sądu Najwyższego z 25 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 124/05). Oznacza to, że pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu np. w okresie epidemii COVID-19.

Organizacja bezpiecznej pracy w zakładzie pracy

Bez względu na to, czy pracodawca obejmuje pracowników przestojem ekonomicznym czy obniża im wymiar czasu pracy, czy w inny sposób modyfikuje warunki zatrudnienia, powinien zwrócić szczególną uwagę na bezpieczeństwo pracowników. Pracodawca może ponosić odpowiedzialność za niezapewnienie pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, a pracownik może odmówić wykonywania pracy w takich warunkach. Główny Inspektor Sanitarny wskazuje przede wszystkim na konieczność poinformowania pracownika o tym, jak ma postępować w przypadku ryzyka zakażenia koronawirusem.

Ponadto pracodawca powinien także promować kontakt z klientami za pomocą urządzeń teleinformatycznych, przeprowadzić szkolenie personelu przez specjalistów ds. bezpieczeństwa i higieny pracy, ograniczyć podróże służbowe i delegacje do minimum. Z kolei zalecenia wydane przez Światową Organizację Zdrowia (WHO) odnoszą się nie tylko do działań prewencyjnych mających na celu uchronienie pracowników przed zakażeniem, lecz zawierają także zalecenia przygotowania planów awaryjnych na wypadek wystąpienia przypadków zakażenia koronawirusem na obszarze, na którym znajduje się zakład pracy lub w samym zakładzie. WHO zachęca pracodawców do tworzenia w miejscu pracy specjalnych izolatek, w których osoby z podejrzeniem koronawirusa mogłyby zaczekać na przyjazd służb.

Uwaga! Od dnia 2 kwietnia 2020 r. pracodawcy mają obowiązek zapewnić pracownikom dodatkowe środki bezpieczeństwa. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 10 kwietnia 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii stanowiska pracy poszczególnych pracujących osób muszą być oddalone od siebie o co najmniej 1,5 metra, chyba że jest to niemożliwe ze względu na charakter działalności wykonywanej w danym zakładzie pracy, a zakład ten zapewnia środki ochrony osobistej związane ze zwalczaniem epidemii COVID-19. Ponadto pracodawcy są zobowiązani zapewnić osobom zatrudnionym niezależnie od podstawy zatrudnienia rękawiczki jednorazowe lub środki do dezynfekcji rąk.

Izolacja pracownika

Pamiętajmy, że co do zasady pracodawca nie jest właściwy do podejmowania działań izolujących pracownika w ramach kwarantanny. Jeśli pracodawca ma wątpliwości co do stanu zdrowia pracownika, to zgodnie z zaleceniem Głównego Inspektoratu Sanitarnego powinien skontaktować się z najbliższą powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną. Przy potwierdzeniu zakażenia COVID-19 u jednego z pracowników należy niezwłocznie zgłosić się do właściwej stacji sanitarno-epidemiologicznej i wypełnić wszystkie otrzymane instrukcje. Zasadne wydaje się także odizolowanie takiego pracownika w oczekiwaniu na przyjazd odpowiednich służb (zgodnie z zaleceniami WHO).

Powstaje pytanie, jak ma się obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy i dokonania rzetelnej oceny ryzyka na stanowisku pracy do braku możliwości niedopuszczenia do pracy pracownika, co do którego stanu zdrowia pracodawca ma wątpliwości? W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 18 grudnia 2002 r., sygn. akt I PK 44/02 wskazano, że orzeczenie wydane przed dopuszczeniem pracownika do pracy zachowuje aktualność w okresie wymienionym w tym orzeczeniu, jednak staje się nieaktualne w przypadku wystąpienia w tym okresie zdarzeń, które mogą wskazywać na zmianę w stanie zdrowia pracownika.

Na kanwie tego orzeczenia pojawiły się głosy, że w szczególnie uzasadnionych przypadkach pracodawca, w celu zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, ma prawo nie dopuścić do pracy pracownika, co do którego stanu zdrowia ma poważne wątpliwości, ponieważ stan zdrowia tego pracownika stwarza określone zagrożenie dla współpracujących z nim osób. Należy jednak zaznaczyć, że brak jest w prawie pracy przepisów, które dawałyby pracodawcom taką możliwość wprost, a także że z jednoznacznego stanowiska PIP wynika, że pracodawca nie jest uprawniony do dokonywania samodzielnie oceny stanu zdrowia pracownika. Zatem takie działania należy ewentualnie podejmować w sposób bardzo ostrożny, tak by nie narazić się na zarzuty o nękanie czy stosowanie mobbingu.

Epidemia COVID-19 wywiera wpływ na sferę zawodową, wymuszając przeorganizowanie pracy wielu przedsiębiorców np. poprzez wprowadzenie pracy zdalnej. Przedsiębiorcy, u których wystąpił spadek obrotów w następstwie COVID-19 otrzymali narzędzia pozwalające im na obniżenie wynagrodzeń pracowników, a także na otrzymanie dofinansowań do tych wynagrodzeń na warunkach wskazanych w Ustawie. Należy jednak pamiętać, że pracodawcy nie mają możliwości dowolnego redukowania wynagrodzeń pracowników. Warunki i tryb wykonywania pracy w okresie przestoju ekonomicznego czy obniżonego wymiaru czasu pracy ustala się w porozumieniu ze stroną społeczną. W tym specyficznym okresie równie ważne jest zwrócenie uwagi na kwestie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Patrycja Dados

Autor: Patrycja Dados: prawnik w Grabowski i Wspólnicy Kancelaria Radców Prawnych sp.k., Zajmuje się doradztwem na rzecz spółek prawa handlowego na każdym etapie ich działalności, w szczególności w obszarze dokumentacji rejestrowej, sprawozdawczej i informacyjnej. Doradza w zakresie umów spółek, umów wspólników, podwyższania kapitału zakładowego spółek, jak również w obszarze bieżącej działalności operacyjnej, również w związku z epidemią koronawirusa.

Grabowski i Wspólnicy Kancelaria Radców Prawnych sp.k.: Butikowa kancelaria radców prawnych specjalizująca się w prawie spółek oraz doradztwie na rzecz firm rodzinnych, w tym sukcesji. Zajmująca się utrzymaniem ciągłości w firmach prywatnych w dobie koronawirusa