Podpis elektroniczny – oszczędność czasu i pieniędzy
Opublikowano: 30 maja 2022

Nie jest tajemnicą, że współczesny świat nie mógłby istnieć bez internetu. Wirtualna rzeczywistość ułatwia funkcjonowanie w społeczeństwie, a także niesie za sobą szereg innych korzyści – w tym tych kluczowych z perspektywy prowadzenia biznesu. Automatyzacja życia publicznego zmieniła się przez ostatnie 20 lat w sposób diametralny. Wśród zastosowań, które zalicza się do rozwiązań przyszłości jest również tzw. podpis elektroniczny. To właśnie on pozwala przedsiębiorcom zoptymalizować działania biznesowe pod kątem oszczędności czasu oraz pieniędzy.

To jednak zaledwie wierzchołek góry lodowej w perspektywie korzyści, jakie firma może wyciągnąć decydując się na wdrożenie podpisu elektronicznego w swoich strukturach. O czym mowa i dlaczego powinno się tą technologią bardziej zainteresować?

Podpis elektroniczny technologią zmieniającą biznes

Z dobrodziejstw podpisów elektronicznych korzystają nie tylko wielkie korporacje, ale również mali i średni przedsiębiorcy. Co więcej, korzysta z nich również coraz więcej osób indywidualnych, dla których taka forma podpisu jest ogromnym ułatwieniem w załatwianiu codziennych spraw. Oczywiście, na rynku znajduje się całkiem sporo usług tego typu, lecz nie każda z nich niesie za sobą odpowiednią jakość i bezpieczeństwo.

Warto tutaj zaznaczyć, że większość tego typu usług jest płatna, choć istnieją również wersje testowe i bezpłatne. To doskonała opcja, aby zapoznać się z możliwościami technologii, którą powszechnie stosuje się już w sektorze bankowym, usługowym oraz urzędach publicznych i nie tylko. To wszystko i wiele więcej oferuje francuska firma Yousign – lider w zakresie tworzenia podpisów elektronicznych.

Podpis elektroniczny od Yousign

Od przeszło 30 lat firmy i osoby indywidualne mogą korzystać z potęgi Internetu. Pierwsze dość toporne strony internetowe czy aplikacje mobilne ustąpiły miejsca znacznie bardziej zaawansowanym technologiom. W cyfrowym świecie przez długi czas brakowało jednak rozwiązań, które mogłyby usprawnić przepływ dokumentacji biznesowych przy jednoczesnej gwarancji bezpieczeństwa i redukcji kosztów firmowych. Wszystko zaczęło się jednak zmieniać za sprawą podpisu elektronicznego.

Fakt ten wykorzystała firma Yousing zlokalizowana we Francji, która od dłuższego czasu prowadzi udaną ekspansję na innych rynkach europejskich. Od niedawna z usług Yousign mogą korzystać również polscy przedsiębiorcy. Podpis elektroniczny ma bowiem kilka istotnych zadań, które w sposób diametralny zmieniają funkcjonowanie biznesu. Mowa tutaj przede wszystkim o bezpieczeństwie, rozwiązaniu kwestii prawnych w zakresie podpisów oraz oszczędności czasu, pieniędzy i sił przerobowych firmy. Skorzystanie z usług Yousign to jednak nie tylko komfort dla samej firmy, ale również sygnatariuszy. Podpisy elektroniczne mają bowiem wiążącą wartość prawną, która odpowiada podpisowi skanowanemu z tą jednak różnicą, że ten jest znacznie bezpieczniejszy i niemożliwy do skopiowania.

Firmy, które wprowadzają w swoich strukturach takie rozwiązania mogą znacznie szybciej zarządzać swoją dokumentacją i usprawniać pracę zespołów IT czy HR. Wynika to z faktu, że podpis elektroniczny pozwala na błyskawicznie przesyłanie umów, rozliczeń, faktur i innych ważnych dokumentów. Podpisane za pośrednictwem platformy Yousign dokumenty wracają w ciągu zaledwie godziny!

Co więcej, Yousign może archiwizować umowy na okres aż 10 lat. To ogromne ułatwienie z perspektywy przedsiębiorcy i gwarancja bezpieczeństwa w razie jakichkolwiek problemów natury prawnej. To jednak nie wszystko, bo platforma oferuje znacznie więcej udogodnień dla swoich klientów. Mowa m.in. o darmowym okresie próbnym, wersji demo podpisu elektronicznego oraz filmikach instruktażowych, które w sposób szczegółowy wyjaśniają, jak przebiega cały mechanizm składania takiego podpisu.

Yousign dba o komfort klientów

Yousign to gwarancja bezpieczeństwa, jakości oraz komfortu z perspektywy użytkownika. Całość przełożyła się na robiące ogromne wrażenie liczby – ponad 500 nowych klientów każdego miesiąca i dziesiątki tysięcy pozytywnych opinii oraz recenzji. Podpis elektroniczny musi być bowiem niezawodny, stąd też firma inwestycje w swoje działania ogromne pieniądze (mowa o budżecie ponad 30 milionów euro!).

Podpisy elektroniczne od Yousign są zgodne z zasadami RODO i eiDAS na terenie całej Unii Europejskiej. W efekcie, klient może być pewien, że taki właśnie podpis zagwarantuje wiążącą prawnie umowę przy odpowiednich zabezpieczeniach. Przede wszystkim, chodzi tutaj o rejestrację adresu IP wraz z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej, adresem e-mail i lokalizacją. Ponadto proces jest uwierzytelniany za pomocą kodu SMS. Do każdego dokumentu dołączony jest automatycznie generowan “ścieżka audytu”, która zawiera wszystkie ww. informacje.

Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na skorzystanie z usług Yousign mogą również w bezproblemowy sposób podłączyć swoje wewnętrzne narzędzia firmowe do platformy dzięki udostępnionemu API. Co więcej, z usługi można korzystać z każdej przeglądarki oraz urządzeń mobilnych. Do dyspozycji klientów oddelegowano również zespół obsługi, który służy pomocą na każdym etapie składania podpisu elektronicznego. Finalnie, wdrożenie takiej technologii w firmie umożliwia redukcję kosztów związanych z wykorzystaniem tradycyjnego papieru, a także optymalizację działań poszczególnych zespołów, dzięki automatyzacji całego procesu. Oczywiście, każdą usługę warto zawczasu przetestować. Yousign wychodzi naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów i dlatego udostępniło bezpłatną wersję swoich usług na okres 14 dni. Użytkownik może również za pomocą platformy spersonalizować usługę według swoich potrzeb, udostępniać szablony próśb o podpis czy śledzić interfejs w czasie rzeczywistym.

Warto zaznaczyć, że aż 70% dokumentów wraca do podpisanych w zaledwie godzinę! Ostatecznie więc, szansa na popełnienie błędu ludzkiego zostaje zredukowana do minimum. Wpływa to także na lepszą komunikację pomiędzy zespołami i samymi klientami. Na łatwość generowania podpisu wpływa również czytelny UI i UX – nawet laik poradzi sobie z obsługą platformy. Co więcej, w parze z takimi możliwościami idzie bardzo przystępna cena usługi, dzięki czemu koszt wdrożenia takiej technologii w firmie jest opłacalny dla przedsiębiorcy.

Tak rozbudowana oferta sprawia, że decyduje się na nią coraz więcej nowych klientów. W przypadku Yousign mowa o ponad 10 000 użytkowników z wielu rynków europejskich. Z usług firmy skorzystało już m.in. Allianz, JOBTECH czy Roland Berger. Liczba przedsiębiorstw, które wdrażają w swoich strukturach podpis elektroniczny rośnie z dnia na dzień. Nie da się ukryć, że już wkrótce takie rozwiązania najprawdopodobniej wyprą zupełnie tradycyjny podpis odręczny, dlatego już teraz warto wdrożyć wszelkie procedury, aby do nowej rzeczywistości się odpowiednio przygotować.

Podsumowując, w skali wszystkich działań biznesowych, małe i średnie przedsiębiorstwa zyskują z Yousign przede wszystkim:

błyskawiczne przesyłanie dokumentacji biznesowej,
wiążące prawnie umowy wraz z gwarancją odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i zgodnością z zasadami RODO oraz eiDAS,
komfortową pracę zespołów oraz usatysfakcjonowanych klientów,
możliwość podłączenia do platformy wewnętrznych narzędzi firmowych (np. CRM i ERP),
automatyzację działań biznesowych i redukcję kosztów oraz czasu,
samoobsługę wynikającą z czytelnego i przyjaznego dla użytkownika interfejsu platformy
możliwość skorzystania z 14-to dniowej wersji próbnej