Planowanie eventu hybrydowego krok po kroku
Opublikowano: 24 maja 2022

Na pierwszy rzut oka planowanie eventu hybrydowego może być trudne i zawiłe. Na szczęście stosując się do kilku wskazówek, cała organizacja tego typu wydarzenia pójdzie gładko i sprawnie.

Event hybrydowy – co to jest?

Event hybrydowy to połączenie wydarzeń dziejących się na żywo (offline) oraz wirtualnie (online). Jakieś wydarzenie, np. konferencja,  odbywa się stacjonarnie w hali widowiskowej, a jej przebieg transmitowany jest za pomocą live streaming w sieci. Live streaming to nagrywanie i przesyłanie multimediów w czasie rzeczywistym, dlatego to co dzieje się na żywo, widzowie mogą oglądać w tym samym czasie na ekranach swoich urządzeń. Warto podkreślić, że dużą zaletą wydarzeń hybrydowych i live streaming jest to, że widzowie odbierający transmisję nie tylko biernie oglądają dany event, ale mogą również w nim aktywnie uczestniczyć. Eventy hybrydowe i live streaming zyskały na popularności w czasie pandemii Covid-19. Ze względu na ograniczenia w liczbie osób mogących przebywać jednocześnie w tym samym pomieszczeniu, wielu organizatorów różnych wydarzeń postanowiło, że aby obejść ten problem umieści część uczestników i prowadzących na sali, a część w sieci. Pomysł ten spisał się znakomicie i wszystko wskazuje na to, że taka forma wydarzeń zostanie z nami nawet po zakończeniu pandemii.

Plan działania

Przygotowania do eventu hybrydowego powinno się rozpocząć odpowiednio wcześnie – minimum to pół roku. Pierwszy krok, który należy zrobić to opracowanie sobie planu działania. Przede wszystkim należy ustalić swoje cele, czyli to, co chce się osiągnąć podczas danego wydarzenia, jakie ma ono być i jak przebiegać. Warto na samym początku określić sobie czas całego wydarzenia oraz napisać wstępną agendę. Pozwoli ona na zaplanowanie czasu każdego punktu wydarzenia, realizację wszystkich założonych elementów oraz uniknięcie opóźnień. Podczas planowania zadań należy zadbać o wszystkie rzeczy charakterystyczne dla obu rodzajów spotkań (tych online i offline) oraz poświęcić uwagę na potrzeby zarówno widzów stacjonarnych, jak i tych online. Tym drugim bowiem o wiele trudniej jest poczuć się aktywnymi uczestnikami wydarzenia niż osobom będącym na miejscu. Z tego względu warto dać im odpowiednie narzędzia i możliwości, które pozwolą im na zabranie głosu na wirtualnej scenie. Sposobów na to jest wiele, może to być np. możliwość zadawania przez platformę pytań, które zostaną  potem dostarczone prowadzącemu na scenie.

Miejsce

Ważną kwestią jest znalezienie właściwego miejsca, w którym odbędzie się event hybrydowy. Musi ono bowiem być przystosowane zarówno do przeprowadzania w nim wydarzenia stacjonarnie, jak i online. Warto zwracać uwagę na oświetlenie i akustykę pomieszczeń. Odpowiednio wcześniej należy rozplanować też scenografię i wystrój.

Sprzęt i platforma

Na evencie hybrydowym dobry sprzęt umożliwiający wysoką i płynną jakość obrazu i dźwięku to podstawa. Wirtualni uczestnicy wydarzenia muszą wszystko dokładnie widzieć i słyszeć. Powinni czuć się tak, jakby byli osobiście w miejscu, gdzie odbywa się wydarzenie. Z tego względu warto przetestować kilka rodzajów sprzętu i wybrać ten najlepszy. Niezwykle ważna jest również platforma za pośrednictwem której będzie odbywał się live streaming z eventu. Trzeba sprawdzić czy posiada wszystkie funkcje, których potrzebujemy oraz ilu mieści użytkowników.

Realizacja eventu

Realizacja eventu powinna być poprzedzona wieloma próbami, które pozwolą dopracować wszystko na ostatni guzik. Warto zdawać sobie sprawę, że podczas wydarzenia coś może pójść nie tak, np. wystąpi opóźnienie w połączeniu z prelegentem. Nie warto się tym bardzo zamartwiać, ale warto mieć plan B, przewidujący co robić i czym zająć uczestników w razie takich sytuacji.

Statystyki

Event hybrydowy nie powinien kończyć się wraz ostatnią minutą wydarzenia. Po całej akcji warto ją podsumować, opracować statystyki i wyciągnąć wnioski na przyszłość. Warto też zadbać o uczestników eventu dając im po wydarzeniu dodatkowe, uzupełniające materiały.

Tagi: event hybrydowy, impreza, kamera, Marketing, organizacja eventu, scenografia, wydarzenie