Kontrola wydatków od A do Z – na co musisz zwrócić uwagę?
Opublikowano: 10 maja 2017

Zdecydowana większość przedsiębiorców jednogłośnie stwierdza, że firmowe wydatki pochłaniają większą część budżetu, a ich wysokość niejednokrotnie przekracza możliwości finansowe działalności, zakłócając tym samym jej sprawne prosperowanie.

Oni sami zaś muszą borykać się z trudnościami w zarządzaniu kapitałem i zmagać się z poszukiwaniem metod, które pozwoliłyby im usprawnić pod względem finansowym funkcjonowanie firmy. Aby uniknąć trudności związanych z wysokością firmowych wydatków, warto rozważyć wprowadzenie do prowadzonego przedsiębiorstwa nowoczesnych metod sprawowania kontroli nad nimi.

Prawidłowo wdrożona kontrola pomaga bowiem uniknąć niebezpiecznych sytuacji, w których dochodzi do zaburzenia płynności finansowej, a także pozwala na szybkie wychwycenie ewentualnych nieprawidłowości i nadużyć w tym zakresie. Powstaje jednak pytanie o to, co kryje się pod określeniem „prawidłowo wdrożona”? Spróbujmy poszukać na nie odpowiedź.

Kiedy kontrola ma sens?

Nie ulega wątpliwości, że różnego rodzaju kontrole, przeprowadzane w różnych odstępach czasowych, powinny wpisywać się w schemat zarządzania każdą firmą. Tylko w ten sposób przedsiębiorca ma szansę otrzymać realny obraz sytuacji, w jakiej znajduje się jego działalność i jaka jest jej kondycja finansowa.

Dotyczy to zarówno tych przedsiębiorstw, które prężnie się rozwijają, jak i tych, które zmagają się z różnego rodzaju problemami. Właściciel, który dba o swoją firmę, powinien zlecać lub samodzielnie przeprowadzać rzetelne kontrole i jak najszybciej zapoznawać się z ich wynikami.

Warto pamiętać, że samo monitorowanie działań pracowników oraz funkcjonowania poszczególnych działów nie jest kompletną metodą sprawowania kontroli. Zawsze powinno być ono uzupełnione analizą otrzymanych w jej wyniku raportów oraz wyciągnięciem na ich podstawie konstruktywnych wniosków. Tylko tak kompleksowe podejście do kontroli sprawia, że jej przeprowadzanie faktycznie ma sens i przynosi dla firmy wymierne korzyści.

Wydatki zawsze pod kontrolą

Na szczególną uwagę przedsiębiorców zasługują zwłaszcza kontrole dotyczące finansów, skupiające się między innymi na wysokości oraz częstotliwości firmowych wydatków, ponieważ to od nich w dużej mierze zależy kondycja finansowa przedsiębiorstwa.

Ten rodzaj kontroli, oprócz niezwykłej skrupulatności, powinna cechować również systematyczność. Na miarę możliwości kontrole dotyczące wydatków powinny być przeprowadzane jak najczęściej. Idealną sytuacją jest ta, w której przedsiębiorca może w nieograniczony sposób monitorować każdy wydatek dotyczący firmowego budżetu.

Ale w jaki sposób przeprowadzić tego rodzaju kontrolę, jeśli przedsiębiorstwo zatrudnia kilku lub nawet kilkunastu pracowników, z których zdecydowana większość przy użyciu kapitału firmy dokonuje różnego rodzaju zakupów?

Okazuje się, że przy odrobinie dobrych chęci można znaleźć całkiem skuteczny sposób na tak zaawansowaną kontrolę wydatków. Przykładem jednego z nich mogą być karty paliwowe, jak choćby karty paliwowe euroShell Card od Fleetcor, które zapewniają przedsiębiorcy pełen dostęp do każdej zawieranej przy ich użyciu transakcji.

Dzięki ich zastosowaniu pracodawca przez całą dobę może śledzić wysokość oraz częstotliwość poszczególnych wydatków, które są realizowane z firmowych środków. Choć dla niektórych tak skrupulatna kontrola może wydawać się nieco nadmierna, warto pamiętać, że to właśnie w zakresie finansów najczęściej dochodzi do różnego rodzaju nadużyć, których konsekwencje mogą okazać się bardzo poważne dla dalszego prosperowania firmy.

Poza tym dokładna znajomość wysokości firmowych wydatków umożliwia przedsiębiorcy wprowadzenie stosownych ograniczeń, które mają na celu zwiększenie oszczędności w poszczególnych działach i sektorach firmy.