Jak zorganizować konferencję?
Opublikowano: 10 stycznia 2019

Wbrew pozorom, organizacja konferencji nie jest tak prosta, jak początkowo mogłoby się wydawać. Bądź profesjonalistą i sprawdź, jak zorganizować konferencję idealną.

Aby całe przedsięwzięcie przyniosło zamierzony efekt, a konferencja finalnie okazała się być sukcesem, trzeba w przygotowania włożyć mnóstwo wysiłku. Niestety często okazuje się, że organizacja konferencji to dla wielu niemałe wyzwanie, które niejedną osobę jest w stanie przerosnąć. Nie czekaj do ostatniej chwili i już teraz dowiedz się, jak zorganizować konferencję.

Konferencja – jak ją zorganizować?

Znajdź idealne miejsce na konferencję

Miejsce konferencji nie powinno być dziełem przypadku. W końcu konferencja to kosztowne przedsięwzięcie, które musi przynieść zamierzone skutki. Aby uniknąć przykrych niespodzianek i sprawić, aby spotkanie przyniosło oczekiwane efekty, należy wybrać odpowiednie miejsce na konferencje. Ciasne, nieustawne i ubogie w komfortowe rozwiązania sale omijajmy szerokim łukiem. Najlepiej zdecydować się na hotel, który w swojej ofercie posiada wynajem sal szkoleniowych.

Jednym z miejsc spełniających te warunki jest cieszący się dobrą renomą Hotel Stary Dziwnów, którego oferta znajduje się pod adresem https://www.starydziwnow.pl/konferencje/. Dlaczego warto wybrać hotel, a nie samą salę? Ponieważ odpoczynek i relaks to idealny sposób na balans po ciężkim dniu intensywnej pracy, z którego uczestnicy konferencji z pewnością będą zadowoleni. Co więcej, takie atrakcje sprawią, że uczestnictwo w spotkaniu nie będzie tylko firmowym obowiązkiem, lecz również długo wspominaną przyjemnością.

Zadbaj o zaplecze techniczne spotkania

Rezerwacja miejsca na konferencję to nie wszystko. Zanim dojdzie do spotkania, mamy przed sobą jeszcze inne, równie czasochłonne wyzwania. Jednym z nich jest zadbanie o kompletne zaplecze techniczne. Na długo przed konferencją należy zorganizować nie tylko wszystkie niezbędne materiały konferencyjne, lecz także stosowny sprzęt, do którego nalezą między innymi projektory, laptopy czy nagłośnienie.

Warto także skontaktować się z obsługą hotelu bądź innego miejsca, w którym organizujemy spotkanie po to, aby dowiedzieć się, czy wynajem sprzętu jest wliczony w cenę sali konferencyjnej. Jeśli nie, trzeba zapytać ile to kosztuje. Nie obawiajmy się także zadać pytań o ilość gniazdek elektrycznych na sali, dostęp do klimatyzacji, rodzaj oświetlenia, sposób przyciemnienia pomieszczeń czy ewentualny dostęp do zaplecza konferencyjnego.

Kwestie organizacyjne dopnij na ostatni guzik

Równie ważny aspekt organizacji konferencji to pozostałe, wcale nie mniej ważne od pozostałych sprawy organizacyjne. Trzeba przygotować listę gości, wysłać zaproszenia i z odpowiednim wyprzedzeniem potwierdzić obecność uczestników. Skonstruować przebieg konferencji, określić faktyczną liczbę prelegentów i scenariusz wystąpienia.

Kolejnym krokiem jest określenie przebiegu nie tylko samej konferencji lecz także całego spotkania. Tutaj należy zastanowić się, czy poza skrupulatnie przygotowaną częścią merytoryczną jest także miejsce na atrakcje i odpoczynek dla gości. Jeśli tak, to jakie, jaki jest ich koszt i kiedy oraz ile będą trwać.