Jak zacząć cyfryzację biznesu, procesów w firmie?
Opublikowano: 3 listopada 2023

Nie da się ukryć, że sukcesywne wprowadzanie rozwiązań cyfrowych do procesów w firmie może okazać się niezbędne do jej poprawnego i efektywnego funkcjonowania. Działania tego typu mogą być jednak dość przytłaczające, szczególnie dla osób, które nie są specjalistami do spraw IT. Dla rozjaśnienia nurtujących kwestii, poniżej przybliżamy więc to, jak zacząć cyfryzację biznesu, procesów w firmie, oraz wynikające z tego korzyści.

Czym jest cyfryzacja biznesu?

Mówiąc najkrócej, cyfryzację biznesu, można określić jako wdrażanie rozwiązań technologicznych w firmie, które oparte są, o działanie oprogramowania lub infrastruktury IT. Może być to więc wprowadzenie zupełnie nowego systemu IT, albo zamiana rozwiązań analogowych na cyfrowe. Ten przeskok technologiczny można również porównać, do wcześniejszych zmian, na przykład podczas rewolucji przemysłowej, kiedy to odchodziło się od pisania ręcznego, na rzecz używania maszyn do pisania. Podobną zależność można zaobserwować, przy cyfryzacji biznesu, na przykład przy wypełnianiu wniosków nie w formie analogowej (na papierze), ale cyfrowej (na komputerze). Cyfryzacja procesów w firmie nie kończy się jednak na używaniu komputerów do pisania, ponieważ zaimplementowanie innowacyjnego systemu IT może znacznie poprawić wydajność w zakładzie pracy. Profesjonalne oprogramowanie na zamówienie wykona ITtouch, którego specjaliści na co dzień zajmują się analizą i wprowadzaniem nowych rozwiązań w firmach. Zastosowanie oryginalnego programu skrojonego pod klienta może znacząco poprawić nie tylko efektywność pracy, ale również skrócić proces nauki. Dobrym przykładem może być tu system IT, używany do obsługi kas sklepowych, który musi być połączony z bazą produktów, a także cały czas aktualizowany.

Jak zacząć cyfryzację biznesu?

Jednym z najlepszych sposobów na rozpoczęcie cyfryzacji biznesu, jest analiza przeprowadzanych procesów w firmie i podjęcie decyzji, w którym aspekcie możliwa i potrzebna jest poprawa. Jest to oczywiście zadanie wymagające czasu i umiejętności, dlatego warto również przemyśleć możliwość przeprowadzenia audytu przez specjalistyczną firmę IT. Niemniej, przygotowania do cyfryzacji procesów w firmie można skrócić do poszukiwania obszarów do cyfryzacji, poinformowanie pracowników oraz zaplanowania realnego planu cyfryzacji.

Poszukiwanie obszarów do cyfryzacji

Wdrażanie nowych rozwiązań w dziedzinach takich jak np. bezpieczeństwo danych w firmie, może okazać się kuszące, ale warto pamiętać, że czasem nie ma potrzeby naprawiać czegoś, co działa. Właśnie dlatego, pierwszym krokiem na drodze do cyfryzacji, powinna być analiza wszystkich procesów w firmie i skupienie się na tych obszarach, które najbardziej potrzebują usprawnienia. Wprowadzenie nowej technologii IT powinno bowiem służyć poprawie działań w filmie i dobrze, gdyby cały proces miał charakter ewolucyjny, a nie rewolucyjny. Takie podejście minimalizuje bowiem prawdopodobieństwo przestojów, powodowanych przez wprowadzenie zbyt drastycznych zmian w sposobie funkcjonowania całego biznesu.

Konsultacja z pracownikami

Planując jakiekolwiek zmiany w procesach w firmie, nie można zapominać o osobach, które wykonują je na co dzień. Wywiad z pracownikami powinien być więc istotnym elementem procesu cyfryzacji, ponieważ łatwo dzięki niemu uzyskać informacje o tym, czy potencjał nowego systemu IT będzie mógł zostać wykorzystany w pełni.

Planowanie procesu cyfryzacji biznesu

Posiadając już pełną wiedzę o tym, które sektory biznesu wymagają cyfryzacji oraz wiedząc, jak nowe rozwiązanie mogą zostać wykorzystane przez pracowników, możliwe jest rozpisanie realnego planu implementacji nowych rozwiązań technologicznych. Podczas cyfryzacji procesów w firmie warto, na przykład wygospodarować wystarczającą ilość czasu na naukę i adaptację do nowych realiów. Cały czas dobrze bowiem pamięć o tym, że większe zmiany w biznesie, które znacząco zaburzają dotychczasowy porządek, mogą przynieść przestoje w pracy. Właśnie dlatego tak istotne jest poznanie faktycznych potrzeb swojego biznesu, ponieważ dzięki temu jego cyfryzacja może przynieść bardziej satysfakcjonujące efekty.

Jak więc widać, przygotowując się do przeprowadzenia cyfryzacji procesów w firmie, przede wszystkim należy przeanalizować wszystkie sektory biznesu i rozpoznać te, w których faktycznie potrzebna jest zmiana. Warto także poznać stanowisko pracowników, dzięki czemu planowanie zmian może okazać się łatwiejsze. Aby nowe rozwiązanie IT zostały wprowadzone i użytkowane bez większych problemów, dobrze również tak przygotować harmonogram procesu cyfryzacji biznesu, w którym będzie miejsce na naukę i adaptację do nowych technologii.

zewnętrzny materiał sponsorowany