Jak wybrać wirtualne biuro
Opublikowano: 29 czerwca 2018

Działają już od lat w całej Polsce, jest ich bez liku.

Jedne znajdują się w miejscach prestiżowych, inne w mniej znanych, ale wszystkie łączy to samo: są alternatywnymi adresami dla niezliczonych freelancerów, rzemieślników i innych, głównie jednoosobowych firm, dla których wynajmowanie „realnego” biura byłoby jedynie marnowaniem pieniędzy.

Ochrona adresu domowego

Jednym z najważniejszych uzasadnień korzystania z wirtualnego biura jest ochrona adresu domowego. Bo oczywiście można zarejestrować firmę u siebie w domu, ale ma to na ogół negatywne konsekwencje. Adres osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce nie podlega ochronie, jest dla wszystkich jawny. Można go znaleźć w CEiDG, a także w niezliczonych „bazach firm”, które bez zgody zainteresowanych gromadzą i publikują adresy takich przedsiębiorstw.

Adres domowy z reguły należy nie tylko do przedsiębiorcy: ktoś jeszcze z nim mieszka. Ktoś, kto ma prawo do prywatności i nie życzy sobie, by np. wieczorem do drzwi pukał ktoś, komu przyszło do głowy „rozejrzeć się na miejscu”. Klienci i interesanci nie w każdym domu są mile widziani.

Prawdziwe biuro nie każdemu jest potrzebne

Wielu Polaków pracuje wyłącznie przez internet, nie mając nigdy styczności osobistej z klientem, bo nie jest ona do niczego potrzebna. Również rozmaici rzemieślnicy (np. hydraulicy, monterzy anten satelitarnych, szklarze itp.) pracują tylko u klienta. Tacy przedsiębiorcy nie potrzebują fizycznego biura, a skoro chcą chronić adresy domowe, to wirtualne biuro będzie dla nich strzałem w dziesiątkę.

W każdym dużym mieście działają liczne wirtualne biura. Warszawa  oferuje nawet tak prestiżowe adresy jak Marszałkowska czy Jana Pawła II. Czy warto wybierać droższe oferty, ale właśnie z lokalizacją w ścisłym centrum, przy „drogich” ulicach? To zależy. W działalności niejednej firmy może to pomóc, jeżeli przedsiębiorca przywiązuje wagę do każdego szczegółu wizerunku. Ważniejsze wydają się jednak warunki świadczenia usługi.

Każde wirtualne biuro jest inne

Niektóre wirtualne biura żądają opłaty za rok z góry, co dla niejednego małego przedsiębiorcy może być, zwłaszcza na starcie, niemałym problemem. Wielu szuka więc takich, gdzie opłatę można wnosić co miesiąc. Kolejnym kryterium wyboru może być udostępnianie przez wirtualne biuro miejsca do pracy i spotkań z kontrahentami i dostępność 24/7.

Korespondencja i telefony

Niezwykle ważna jest staranność obchodzenia się biura z korespondencją przychodzącą do przedsiębiorcy oraz szybkie powiadamianie go mailem o oczekującej poczcie. Na ogół biura oferują skanowanie korespondencji, przy czym jedne wliczają to w abonament, inne natomiast naliczają opłatę za każdy sporządzony skan.

Kolejnym kryterium wyboru jest możliwość obsługi telefonicznej. Może to być odbieranie telefonów z obsługą recepcyjną albo przekierowywanie połączeń: dzwoniący myśli, że telefonuje np. do Warszawy, a w rzeczywistości zostanie połączony z numerem komórkowym przedsiębiorcy.

Opcji jest zatem wiele – trzeba dobrać je do specyfiki firmy i własnych oczekiwań.

zobacz też : JAKA SUKIENKA NA ROZMOWĘ O PRACĘ?