Faktury elektroniczne – regulacje prawne, pojęcie i podstawowe zasady stosowania
Opublikowano: 2 kwietnia 2021

Podstawowym celem stosowania faktur elektronicznych jest ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej.

Faktura elektroniczna – regulacja prawna

Faktury elektroniczne to pojęcie, które znane jest w polskim porządku prawnym od kilkunastu lat. Początkowo uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Finansów, od 2014 roku zaś, mocą nowelizacji Ustawy o podatku od towarów i usług, szczegółowo opisane w akcie wyższym w hierarchii aktów prawnych. Eksperci zgodnie uznają, że dopiero obecnie obowiązujące przepisy prawa w sposób jasny i precyzyjny określają zasady wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur online.

Warto w tym miejscu dodać, że zarówno wskazana nowelizacja, jak i dalsze prace Ministerstwa Finansów zmierzają do upowszechnienia stosowania elektronicznej formy wystawiania dokumentów księgowych w firmie. W lutym 2021 roku rozpoczęły się bowiem konsultacje publiczne projektu ustawy, który zakłada wprowadzenie efaktury ustrukturyzowanej. Ma być ona wystawiana i otrzymywana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-faktur, czyli centralnej bazy faktur elektronicznych ustrukturyzowanych. Według założeń, od 2023 ich stosowanie będzie obowiązkowe.

Efaktura – pojęcie

W myśl art. 2 ust. 32 u.p.t.u. faktura elektroniczna to faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Ponadto ustawodawca wprost zrównał efakturę z tradycyjną fakturą papierową. Wskazał bowiem, że ilekroć w ustawie mowa o fakturze, chodzi o dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, który zawiera określone w ustawie i innych przepisach elementy. Oznacza to, że faktury elektroniczne muszą składać się z takich samych części, co faktury tradycyjne. Określa je w sposób szczegółowy art. 106e u.p.t.u.

Warto w tym miejscu podkreślić, że na gruncie obecnie obowiązujących przepisów, mimo zrównania faktury online z jej wersją papierową, konieczne jest uzyskanie zgody odbiorcy na stosowanie takich faktur. Ustawodawca nie określił jednak w jakiej formie ma być ona wyrażona. Przyjmuje się zatem, że jeśli odbiorca wyraźnie nie sprzeciwi się otrzymywaniu faktur w wersji elektronicznej, tym samym akceptuje je. Szczegółowe kwestie związane z wyrażeniem lub cofnięciem zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych mogą być także przedmiotem umowy zawartej między stronami.

Autentyczność, integralność, czytelność faktur elektronicznych a EDI

Zgodnie z art. 106m. ust. 1 u.p.t.u. podatnik określa:

• autentyczność pochodzenia,
• integralność treści,
• czytelność faktury.

W przypadku efaktury możliwe jest to nie tylko poprzez zastosowanie środków kontroli biznesowych, ale także przy wykorzystaniu:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
• elektronicznej wymiany danych tzw. EDI.

Wdrożenie i wykorzystanie systemu EDI ułatwia zatem podatnikowi wykonanie ustawowego obowiązku. Ponadto stosowanie efaktury Edison.pl lub innych operatorów tego systemu usprawnia cały proces księgowy faktur online. Matching, walidacja, czy zsynchronizowanie systemu EDI z funkcjonującymi w firmie systemami logistycznymi lub magazynowymi to tylko niektóre oferowane usługi.

Zasady przechowywania faktur online

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury powinny być także zapewnione podczas przechowywania faktur przez podatnika. Ponieważ ustawodawca nie określił w sposób szczególny zasad archiwizacji faktur elektronicznych, przyjmuje się, że są one takie same, jak w przypadku dokumentów papierowych. Podatnik jest zatem zobowiązany do przechowywania faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez okres pięciu lat.

Sposób przechowywania faktur, w tym faktury elektronicznej, musi zapewniać ich łatwe odszukanie, a także autentyczność, integralność i czytelność. Konieczne jest także zachowanie podziału na okresy rozliczeniowe.

Tagi: e-faktura, efaktura, faktura elektroniczna, firma, Gospodarka, Ministerstwo Finansów, prawo