Biała lista podatników VAT – podsumowanie 2-ch miesięcy w praktyce
Opublikowano: 15 listopada 2019

Od 1 września 2019 roku ruszył nowy wykaz podatników – tak zwana biała lista podatników VAT. Cały czas pojawiają się nowe pytania o praktyczne zastosowania narzędzia w praktyce przedsiębiorcy oraz o wprowadzanie odpowiednich procedur do firm. Na część z nich, po prawie dwóch miesiącach działania systemu, można odpowiedzieć już dziś.

Co pozwala zweryfikować biała lista podatników VAT?

Biała lista łączy się przede wszystkim z możliwością sprawdzenia, czy dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. Nie jest to jednak jedyna informacja, a jedynie początek możliwości, jakie udostępnia biała lista podatników VAT. W tym zakresie podatnicy zauważyli, że mogą również sprawdzić w ramach białej listy najważniejsze dane o podmiotach gospodarczych, o ich organach reprezentacyjnych (zarządu czy prokurentów) oraz co ważne – w zakresie wprowadzanych od 1 stycznia 2020 sankcji: odpowiednich potwierdzeniach numeru rachunku bankowego, na który należy płacić kontrahentom.

W jaki sposób można korzystać z białej listy podatników VAT?

Biała lista podatników VAT została uruchomiona pod patronatem szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w porozumieniu z odpowiednimi organami podatkowymi, Ministerstwem Finansów oraz odpowiednimi rejestrami, w tym Centralną Ewidencją i Informacją o Działalności gospodarczej. Podatnicy szybko zauważyli jednak, że przeszukiwanie białej listy podatników VAT jest możliwe również w programach do księgowości, finansów i formularzy, z których często korzystali do tej pory. Te rozwiązania umożliwiają często szybką i wygodną weryfikację już w trakcie pracy nad dokumentami dotyczącymi danego podmiotu.

Jak odpowiednio przygotować podmiot do zmian i wdrożenia procedur?

O ile od 1 września biała lista podatników VAT została uruchomiona jako narzędzie dobrowolne, to od 1 stycznia 2020 brak jej stosowania może powodować dla podatnika konkretne, negatywne konsekwencje prawne i finansowe. W przypadku każdej transakcji przekraczającej kwotę 15 tysięcy złotych podatnik powinien sprawdzić, czy numer rachunku podany przez kontrahenta na fakturze pokrywa się z tym, który został podany do odpowiednich organów – i znajduje się na białej liście podatników VAT. W przypadku jeżeli podatnik nie dochowa odpowiedniej staranności i zapomni o tym obowiązku, po pierwsze nie będzie mógł zakwalifikować takiego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu w części przekraczającej powyższą granicę (15 000 zł) oraz po drugie: w przypadku jeżeli kontrahent nie uiści należnego podatku od towarów i usług (VAT) od transakcji, to kupujący będzie ponosił wraz z nim ryzyko odpowiedzialności solidarnej za to zobowiązanie podatkowe.

Jak powinna wyglądać prawidłowa procedura?

Część firm już teraz planuje i rozpoczyna przygotowanie pracowników do wdrożenia użytkowania białej listy podatników VAT, w codziennym funkcjonowaniu podmiotu gospodarczego. W tym kontekście rekomendowane jest przejście przez kilka podstawowych kroków:

weryfikacja własna – czyli określenie czy nasze przedsiębiorstwo odpowiednio wyświetla się w rejestrach białej listy podatników VAT – nie ma tam błędów, a dane są pełne;
wdrożenie procedury – w przypadku każdej transakcji płatności powyżej 15 000 zł, podmiot powinien być gotowy na weryfikację kontrahenta w ramach białej listy podatników VAT;
archiwum – po weryfikacji należy również zaplanować odpowiednie foldery lub archiwa, na przechowywanie potwierdzeń weryfikacji kontrahentów, tak aby w razie kontroli możliwe było udowodnienie, że został on sprawdzony – w praktyce część przedsiębiorców zaczęła dołączać elektroniczną formę zrzutu ekranu sprawdzenia do pliku z fakturą.