Jak wliczyć wynajem samochodu w koszty uzyskania przychodów
Opublikowano: 3 czerwca 2016

 Wypożyczanie samochodów jest tak samo popularne jak zakupu aut dla potrzeb firmy. Jest to alternatywny sposób na zapewnienie mobilności właścicieli i pracowników, daje możliwość korzystania z nowoczesnych pojazdów przez krótki lub dłuższy czas. Przy okazji użytkowania wynajętych aut pojawia się jednak kwestia rozliczeń w ramach kosztów uzyskania przychodów. Jak podejść do tej kwestii, aby nie narazić się fiskusowi?

Aby odliczyć opłaty z wypożyczalni aut

Umiejętne rozliczenie wynajmu samochodów w ramach kosztów uzyskania przychodów jest możliwe przy zachowaniu wymogów i norm prawnych. Istotne zasady, których należy przestrzegać mówią, że wydatki na korzystanie z aut powinny:

• stanowić rzeczywisty koszt – firma realnie wydała pieniądze na wynajem aut z własnych zasobów majątkowych. Dotyczy to ostatecznego rozrachunku, czyli w przypadku długoterminowego wynajmu brane są pod uwagę miesiące, w których odpowiednie środki zostały zainwestowane we współpracę z wypożyczalnią. Ważne jest także, aby wartość ta nie została zwrócona firmie, czyli podatnikowi, w żaden sposób przed złożeniem zeznania;
• wiązać się ściśle z prowadzoną działalnością – należy brać pod uwagę wyłącznie eksploatację samochodów w celach służbowych, czyli wyjazdów na spotkania biznesowe, dostarczania produktów pośredniczącym firmom lub docelowym odbiorcom, wyjazd w delegacje. Tylko w takim przypadku dozwolone jest skorzystanie z ulg dotyczących firm oraz przedsiębiorstw;
• być oparte o rzetelną dokumentację – prawidłowo udokumentowane wydatki są podstawą dalszych rozliczeń. Niezbędny jest tutaj system dokumentacji, która pozwala zaprowadzić ład w firmowych finansach. Zdjęto z firm konieczność ujmowania tych kosztów w księdze przychodów i rozchodów, ponieważ można je odliczyć w całości, a nie tak jak wcześniej – liczyć wyłącznie poza kosztami uzyskania przychodów.

Wydatki te pozwalają korzystać z legalnie przysługujących ulg, dlatego warto profesjonalnie podejść do kwestii rozliczeń wszystkich rachunków, w tym przypadku związanych z wynajmem samochodów z wypożyczalni.

Co z ubezpieczeniem wynajmowanych aut

Samochody z wypożyczalni są ubezpieczone, niemniej jednak firma jako najemca może zdecydować się na dodatkowe pakiety ubezpieczeniowe, zwłaszcza gdy auta służą często do wyjazdów zagranicznych lub przewożenia większych grup osób. Ważne, aby fakt o kosztach ponoszonych przez firmę był ujęty w umowie z wypożyczalnią. Należy także pamiętać, że wydatki na ubezpieczenie w danym miesiącu podatkowym mogą być uwzględnione, gdy nie została przekroczona kilometrówka.

Ewidencja przebiegu pojazdu, zwana kilometrówką, jest łatwa do wyliczenia przy znajomości obowiązujących limitów. Mnożąc rzeczywisty przebieg, czyli faktyczną liczbę kilometrów przebytych w celach służbowych, przez stawkę za kilometr przebiegu otrzymuje się kwotę, którą można odliczyć za faktycznie przebyte dystanse w celach służbowych. Stawka za kilometr wynosi:

• 0,5214 zł dla aut o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
• 0,8358 zł dla aut powyżej 900 cm3.

Czynsz za wynajem samochodów także w kosztach

Kwestią sporną była kilka lat temu opłata za wynajem samochodu. Przepisy nie interpretowały jasno, czy można ją uznać za koszt uzyskania przychodów, ponieważ w praktyce nie jest to opłata eksploatacyjna.

Często zatem rozliczano tę kwotę poza kilomentrówką, natomiast w 2013 roku Minister Finansów wydał interpretację ogólną, która stanowi o możliwości rozliczenia czynszu za wypożyczenie samochodów bezpośrednio w podatkowych kosztach.

Zamiast korzystania z prywatnych samochodów

Korzystanie z prywatnych aut w celach służbowych zdarza się jeszcze w poszczególnych firmach, lecz za sprawą wypożyczalni można bez nadmiernych obciążeń finansowych nieustannie modernizować flotę, dobierać pojazdy zależnie od potrzeb, a przy tym mieć stały wgląd w poniesione koszty. To dogodne rozwiązanie dla firm, które świadomie podchodzą do kwestii finansowych.

Tagi: Czynsz za wynajem samochodów, Ewidencja przebiegu pojazdu, jak wliczyć wynajem samochodu w koszty, kilometrówka, opłata za wynajem samochodu