• Menu

    Umowa może być podpisana elektronicznie, ale zawsze z bezpiecznym podpisem

    Ostatnia nowelizacja kodeksu cywilnego wprowadziła nowe formy czynności prawnych. Zgodnie z art. 73 do 77 k.c., oprócz formy pisemnej są obecnie również dokumentowa i elektroniczna.

    „Forma dokumentowa”, o której mówi nowelizacja kodeksu cywilnego, która obowiązuje od 8 września 2016 r., jest nową szczególną formą czynności prawnych. Dla jej zachowania, konieczne jest aby oświadczenie woli osoby (osób) dokonującej czynności prawnej zostało zapisane na dokumencie w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej to oświadczenie woli. „Dokumentem” jest zgodnie z nowelizacją każdy nośnik umożliwiający odczytanie zapisanych na nim informacji. Forma ta w istocie jest więc formą pokrewną formie pisemnej, ale jednak mniej od niej restrykcyjną, bowiem niewymagającą własnoręcznego podpisania dokumentu. Przykładem dokonania czynności dokumentowej może być wyrażenie woli np. w formie e-mail lub sms, gdzie choć brak jest podpisu osoby, to jednak mamy do czynienia z oświadczeniem zapisanym na nośniku i możliwa jest identyfikacja autora oświadczenia. Forma ta istnieje w praktyce zawierania umów bardzo powszechnie i dotyczy każdej sytuacji, kiedy strony utrwalają treść ich umowy w jakiejkolwiek formie, strony są zidentyfikowane, przy czym brak jest elementu własnoręcznego podpisu. Warto pamiętać, że np. forma dokumentowa zawarcia umowy to także nagranie rozmowy, audio lub wideo, nagrana telekonferencja czy nawet zapis oświadczeń stron na oddalonym serwerze komputerowym.

    Elektroniczna wola

    Przewidziana w nowelizacji elektroniczna forma czynności polega na ujawnieniu woli w postaci elektronicznej (a więc z użyciem urządzenia elektronicznego), a także na podpisaniu oświadczenia bezpiecznym podpisem elektronicznym. Tak więc dokonanie czynności w formie elektronicznej może być dokonane jedynie przez osobę, która dysponuje bezpiecznym podpisem elektronicznym, co jednak nie jest standardem w polskim obrocie prawnym. Bezpieczny podpis elektroniczny musi być weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem przypisanym do użytkownika. Podpis musi być składany przy pomocy bezpiecznego urządzenia do składania podpisu, a ponadto jego prawdziwość musi być zagwarantowana przez podmiot trzeci świadczący usługi certyfikacyjne związane z podpisem elektronicznym. A zatem wysłanie oświadczenia woli w formie dokumentu drogą elektroniczną (e-mail) nie oznacza dochowania formy elektronicznej. Niezbędny dla zachowania tej formy jest bezpieczny podpis elektroniczny.

    Bez wątpliwości

    Według nowych przepisów, dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Wśród przedsiębiorców pojawiają się oczywiście pytania, czy takie twierdzenie nie budzi wątpliwości interpretacyjnych dotyczących tego, co to w ogóle jest wspomniany nośnik informacji i jak rozumieć stwierdzenie: „umożliwiający zapoznanie się….” oraz czy to nie będzie kolidować z formą elektroniczną. Nowe regulacje używają bardzo pojemnych sformułowań, które nie są oczywiście wolne od możliwych rozbieżności interpretacyjnych. Jednak obecnie sama definicja dokumentu nie budzi istotnych problemów praktycznych. Pod pojęciem nośnik może się kryć zarówno standardowy dokument papierowy (zapis ręczny lub drukowany), jak i wszelkiego rodzaju zapis elektroniczny na pendrive’ie, dysku zewnętrznym, telefonie, serwerze lub innym urządzeniu umożliwiającym zapis i odczyt danych. Zgodnie z uzasadnieniem nowelizacji: „Treść dokumentu może zostać dowolnie ujawniona (np. znaki graficzne, dźwięk, obraz), a także utrwalona na dowolnym nośniku (np. papier lub plik) i przy pomocy dowolnych środków (pióro, komputer, telefon komórkowy)”. Jeśli więc istnieje jakikolwiek zapis oświadczeń określonego podmiotu prawa, trudno będzie racjonalnie spekulować, że nie została zachowana forma dokumentowa. Wydaje się, że w praktyce do niedochowania formy dokumentowej z uwagi na „nośnik” będziemy mieli do czynienia bardzo rzadko, np. gdy umowa zostanie zawarta bezpośrednio ustnie (na spotkaniu) lub telefonicznie (ale tylko, gdy rozmowa nie będzie nagrana). Wątpliwości mogą natomiast dotyczyć sformułowania: „do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”. Nie jest jasne, czy przepis ten wymaga, aby składający oświadczenie ujawnił wprost swą tożsamość (np. podpis w stopce e-maila), czy też może oczekiwać, że rozpoznanie go przez odbiorcę oświadczenia na podstawie innych danych będzie wystarczające dla dochowania formy. Nie jest też klarowne, czy czynności dokumentowe dojdą do skutku wtedy, gdy rozpoznanie składającego będzie w zwyczajnych warunkach obiektywnie możliwe, czy też odbiorca w istocie, w konkretnym wypadku, rozpozna osobę składającą oświadczenie. Wątpliwości może budzić np. fakt, czy zapis głosu na poczcie głosowej przez dzwoniącego, który się nie przedstawił, powoduje zachowanie formy czynności dokumentowej, jeśli odbiorca rozpoznał dzwoniącego „po głosie”.

    Ustna umowa musi być potwierdzona?

    Pojawiają się jednak opinie, że nowe regulacje nie wyjaśniają, jaką formę powinno mieć potwierdzenie umowy zawartej ustnie. Obecnie wielu przedsiębiorców uzgadnia je przede wszystkim ustnie. Nowe brzmienie art. 77[1] KC przewiduje dwa odrębne rozwiązania dla potwierdzania umów – jedno dla tych dokumentów, których nie zawarto w formie pisemnej, drugie dla tych, których nie zawarto w formie dokumentowej. Tymczasem umowa ustna jest zarówno umową, która nie ma ani formy pisma ani dokumentu. Jednak nie wydaje się by ta zmiana prowadziła do istotnych problemów praktycznych.

    Przedsiębiorcy, którzy zawarli umowę ustnie mogą potwierdzić jej treść zarówno poprzez wysłanie „dokumentu” (pisma bez podpisu własnoręcznego, smsa, e-maila), jak i pisma rozumianego jako dokument opatrzony własnoręcznym podpisem, zawierającym treść ustaleń. Należy jednak pamiętać, że jeśli strony uzgodnią umowę z zachowaniem formy dokumentowej, np. przez wymianę e-maili, to wciąż będzie miał zastosowanie art. 77[1] § 1 KC. A zatem strona będzie miała możliwość wysłania do drugiej strony pisma (z podpisem) obejmującego treść umowy, która to treść będzie miała charakter wiążący, o ile druga strona nie wyrazi sprzeciwu.

    Nowe ramy

    Podsumowując, dzięki nowelizacji KC, przedsiębiorcy zyskali kodeksowe ramy do zawierania stosunków prawnych i ich skutecznej zmiany wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Jednak wbrew pozorom, zmiany nie będą znacząco wpływały na praktykę działalności przedsiębiorców. Forma dokumentowa i elektroniczna pozostają głównie opcjami do wyboru – strony mogą zastrzec lub wykorzystać te formy, jednak pozostają aktualne niemal wszystkie przypadki, gdy ustawa wymaga formy pisemnej z uwagi na rodzaj czynności. Nowelizacja wprowadziła tylko jeden przypadek, gdy miejsce formy pisemnej zajmie forma dokumentowa. Zgodnie z nowelizacją nowy art. 720 § 2 KC brzmi: „ Umowa pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych, wymaga zachowania formy dokumentowej”.

    Autor: Wawrzyniec Szczepaniak, adwokat z Kancelarii Chałas i Wspólnicy

    Udostępnij w sieci ....
    Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInPin on PinterestShare on Google+Share on VKShare on Tumblr

    Dodaj komentarz

    Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *